文档管理工作流 文档管理的新世界

对于许多企业来说，文档控制和管理功能是业务的基础和底层。我们需要大量的人工来管理文档信息，随着越来越多的图纸和文件数字化，管理人员的工作也扩展到管理这些电子文件。员工之间使用网络共享，这构成了公司最主要的知识资产。

电子化的文件，主要通过内网、电子邮件附件等方式成为供应商、客户、企业员工之间信息传递的主要介质。这时，许多公司数字化转型就会出现两个问题，一确保信息分发和协作工作流上信息的传递准确性；二确保信息传递的安全性。

例如：CAD文档和一些重要的企业产品数据已经成为企业最有价值的资产之一，这就要求在用户和第三方传递中提供合理的访问权限同时又能保护资产安全。

引领数字化转型

在这种数字化转型调整过程中，大多数企业的第一步是认识到需要升级文件控制组，从较低级别的行政部门升级为管理级别数字化工作的推进。这意味着，不仅要确保企业信息安全的层面提供更可靠的文件保护机制。

随着数字资产概念的发展，企业日常工作流程中会嵌入许多内容包含数字文件、消息和图像。为了避免部门之间命名不规则造成的误读，需要有统一的管理。这种统一的文档管理也会带来工作流的变更。

产品数据管理（PDM）和产品生命周期管理（PLM）工作流系统已经变得足够复杂，必须整个企业中的使用者和管理者进行监督和培训。这意味着文档管理员需要学习新系统和新技能，建立相应的培训和培训流程。

与其他变革性流程一样，转向数字资产管理需要高级管理层的全力支持和资源支持。在麦肯锡最近的一篇报告中指出，随着公司数字化其流程，一线业务增长实际上会放缓，但整体盈利能力会增加。虽然听起来有点有违常理，这种数字化转型意味着企业更大的竞争空间被和产品开发周期缩短了，但是内部生产力提高了、误差减少了、产品上市时间和劳动力投入意味着盈利能力以更高的增长率在逐步增加。

不仅仅是“控制”文档

随着信息几乎完全数字化，企业中文档的控制成为许多企业工作流程效率掌控的关键。从设计、质量保证、生产、客户支持、销售、财务乃至法律，安全地通过数字文件的形式向用户、供应商/承包商、批准人、修订人和审查人传输，成为了工作流程中不可或缺的部分。

“文件管理”所包含的资源和能力升级在整个企业中产生了巨大的连锁反应。这种影响比引进一个新的会计系统或新的首席财务官（CFO）要微妙得多，因为新的会计系统或新的首席财务官具有特定的能力或才能。在这里，信息的位置、方式、时间和安全性的触角会影响整个公司的工作流程和结果。

对于以文档为中心的工作流，提高生产力的下一步是在正确的时间、尽可能快速、高效地将正确的信息提供给正确的人。例如，将产品示意图送至生产车间时，质量保证已经由研发部发布，并确保所有适当的审查人员和批准人员完成其检验任务。

在ERP环境中，文档工作流在哪里起作用？

许多企业已经开发并实施了ERP系统，如SAP，它提供跨职能、跨部门的关键工作流处理。尽管许多这些工作流涉及数字资产（例如发票、员工记录、订单），但它们通常以流程为中心。对于这些流程，数字资产在完成任务时很有用，而不是作为任务的对象。例如，工程变更单的创建及其批准是一个以文档为中心的工作流，其中数字资产的创建是工作的重点。

因此，文档控制在为以流程为中心的工作流中扮演者类似图书管理员的角色，它在企业各个环节进行分发和传递，成为企业以文档为中心的工作流推动者。因为这些工作流贯穿整个企业，所以所使用的工作流系统必须是健壮的、稳定的，最重要的是要易于理解和使用。

这类工作流系统能让企业在转型中做到信息高度一致，同时让那些接受数字化转型的企业在市场中创造优势。