word操作技巧之设置文档保护和快速清除多余空行
为提高小伙伴们的办公效率,小编继续解读word操作技巧,希望大家持续关注。
一、如何清除 Word 文档中多余的空行?
使用Word过程中,不可避免的在word文档中会有一些多余的空行,用手工逐个删除又太累人,直接打印吧,又太浪费墨水和打印纸。
如下图文档
有没有较便捷的方式呢?我们可以用 Word 自带的替换功能来进行处理。这里,我分别介绍word2003版本和word2010版本的操作方法。
word2003版本:在Word 中打开编辑菜单,单击“替换”,在弹出的“查找和替换”窗口中,单击“高级”按钮,将光标移动到“查找内容”文本框,然后单击“特殊字符”按钮,选取“段落标记”,我们会看到“^p”出现在文本框内,然后再同样输入一个“^p”,在“替换为”文本框中输入“^p”,即用“^p”替换“^p^p”,然后选择“全部替换”。
word2010版本:选择“开始”选项卡“编辑”组中的替换命令,弹出“查找和替换”对话框,在查找内容选项后面的文本框中输入“^p^p”,在替换为后面的文本框中输入“^p”,然后单击全部替换命令就可以了。
操作过程动画
注意!虽然多余的空行不见了,但这个操作仅仅对于段落之间有一个空行,若段落之间有两个空行,可以在相应的文本框中多输入一个“^p”,也就是用“^p”替换“^p^p^p”。
二、如何设置文档保护?
正在进行文本编辑,有个同事要借用一下我的电脑,为防止同事对自己正在编辑的文本有误操作,最好设置一下文档保护。
word2003版本:
执行“工具”菜单中的“保护文档”命令,在弹出的窗口中选择“保护窗体”,然后设上密码。怎么样,光标跑到了文件头,任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了。
等同事用好之后,执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令,一切又正常了。
word2010版本:
单击“文件”选项“信息”组中的“保护文档”按钮,在弹出的列表中选择“限制编辑”命令,然后根据需要选择编辑限制范围,若选择“不允许任何更改(只读)”,然后在例外项中勾选“每个人”复选框,单击“启动强制保护”按钮,输入密码。这样所有人都无法对文档进行任何操作。
单击“停止保护”按钮,输入文件密码就可以取消文档保护。
操作过程动画演示:
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