制作表格应该用WORD 还是EXCEL?
有没有这种短暂疑惑哪?在我们设计或制作一表格时,是使用EXCEL,还是用WORD好哪?
要我说嘛,尺有所长寸有所短,各有各的好!WORD突出其文字处理及段落、页面格式设计等功能,而EXCEL则在数据处理、统计分析方面功能强大。
另外,每人对两个软件的熟练程度不同,操作水平和操作习惯各异。因此,在你现有的水平前提下,按你习惯的、喜欢的方式做就OK啦!
但是,你所习惯的,未必就是最好的!所以,对于职场小白,有必要去了解两个软件在制表当面的优缺点,并勤于操练,方能刀枪剑棍耍的有模有样。
下面谈谈我的一些看法,总结如下:
首先,不管使用哪种软件去设计表格,都应追求简单、快捷、美观,并能够达成工作目标!究竟用WORD还是用EXCEL,可以按如下标准参考:
1.对于规范的表格,使用两者都可快速完成所谓规范,即表格横看成行,竖看成列。表格中即使有少量几个不规则单元格,也可看成是规范表格。
例:个人求职简历
该简历虽然看不出表格的痕迹,但其设计过程使用了表格的哦!
另外,如果表格没有特殊的表头格式要求,且对行高、列宽等有严格要求时,使用EXCEL更为方便。
2.对于不规范的表格,使用WORD较合适
所谓不规范,即如表格在垂直或水平方向“参差不齐”,相邻单元格之间位置错乱等等。
例:企业总体情况表
3.表格内容的格式有特殊要求,或格式复杂多样时,则使用Word相对合适
所谓特殊格式,如:文字行间距大小有严格要求、双行合一、带圈字符等等。
如,
如,
4.如果表格中的内容需进行数据运算、统计时,则用EXCEL比较合适
EXCEL在数据计算、统计、分析方面提供了太强大的功能,我们没有理由不使用它。
例:之前发布的“合同到期日提醒”,就是利用了EXCEL函数和计算功能,实现到期自动提醒的功能。
另外,表格数据如作为数据源,参与数据统计计算时,也应该使用EXCEL。
5.如果表格仅是文档的一部分,除表格之外文档还有较大篇幅的文字,则应使用WORD
如我们在写论文、写报告时,经常会使用到表格,如果其中的表格很简单的话,总不能舍近求远吧。当然,表格中涉及复杂运算或涉及图表生成等问题的话,可以在EXCEL中制作好后拷贝到WORD中去。6.在很多情况下,需要二者相互配合,方能效果更佳
例如,在制作商务合同时,为了验证标的物的单价、金额计算是否正确,或是为了将单价、金额设置为2位小数显示等要求,我们就经常会在EXCEL中将数量、单价、金额验证没有问题且设置好所需的格式后,拷贝至WORD表格中。
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