中石油档案交接E6系统升级桌面版使用教程及档案交接

前言：

档案交接作为项目中最后的重要环节，大庆的项目交接这次又落到了我手上。凡事既然干了就干的明明白白的，把遇到的问题和大家分享一下。希望后来人可以提高效率。

升级后的E6 V2.0版本安装及配置

对于第一次交档案的人来说，应该对背景有个清楚的认识，一些基本问题可以关注我的文章中石油集团档案管理系统E6离线客户端，使用说明及档案交接流程。通过此文章可以了解E6系统在档案交接中的作用和意义。今天写这篇文档是因为E6系统进行了升级。界面变得更友好，分为64位系统版和32位系统版。

E6系统2.0版本的安装

由于升级后的桌面版是在.NetFramework4.0基础上开发的，因此需要先安装dotNetFx40_Full_x86_x64.exe。小编的系统已经安装了框架协议，不再赘述。

根据自己的计算机选择合适的安装包，双击安装。如何查看自己的计算机系统是什么版本，可以去百度一下。Windows键-计算机-右键-属性。

双击对相应的安装程序MSI（Windows Installer）.

记住这个文件夹路径：C:Program Files(x86)中国石油天燃气集团有限公司中国石油档案管理系统桌面版

一直“下一步”，直到安装完成。

此时桌面上会生成中国石油档案管理系统快捷方式，如下图。

E6系统2.0版本的配置

同V1.0版本的系统一样，需要先进行配置。双击打开该系统，弹出欢迎界面。

双击左侧配置管理，打开配置管理界面：

单击【选择配置文件】，找到配置文件存放位置并选中；（这个配置文件要从档案馆里来拷贝，根据自己项目的性质，选择工程管理部还是机动设备处）。

选择配置文件后，点击【导入配置】；此时要记住上图中的三个文件路劲。随即弹出导入成功对话框，然后重启系统。

重启之后的系统，再打开配置数据概览，里面就有完整的结构树状图了。

到这里系统已经配置完成了。

纸质档案的整理

这一步还是比较复杂的，要根据自己项目性质，确立归档范围，官网下载《交工技术文件》和《交接文件汇签表》。涉及多个管理部门的项目要提前都沟通好，把项目需要提交的资料全部纸质化，拿给各个部门先初步审核一下，该补的补，该删的删。然后带到档案室找负责人确立归档目录，调整文件顺序。

如果很多的文档，需要分卷归档。每卷都有自己的封皮，《交工技术文件》，卷内目录，备考表，都是通过E6系统生成。因此确立了卷、卷内件；归档的资料才能成体系，逻辑关系也就确立。各个文件，没有把握的地方先空下。

需要各个部门签字的东西要提前签字盖章。（最复杂的环节）

文档需要正副本，正副本中凡是涉及到签字盖章的文件都需要用原件。实际上除了合格证可以复印以外，其他都是原件。

逐项录入和批量处理

E6升级版的特点，就是比以前的批量处理能力变强了。文件的批处理大大加快了效率。

配置好的软件列出了归档资料的性质划分。由于本项目隶属于建设项目类-化工区，选中该选项。

逐项录入卷管理-新增：新建卷

卷管理-选中（勾选）第一卷-新建卷内件：

批量处理

为了提高效率，没有必要进行一项一项的录入；毕竟还是比较麻烦的。如果能在Excel表中，做好，直接导入多好呀。该软件设计了这个功能。为了更好的发挥它的作用，咱们先把上面录入的第一项给导出来，这样的话有个DEMO，更方便我们填表。

导出：选择数据下载

可以自定义文件名，导出来的是一个名称为“DES_化工区XXX”的EXCEL表格。并提示：

可以选择否。

到桌面找到刚才导出的EXCEL表格并打开。

其中有三张Sheet：件；卷；卷内件

其中，卷中可以看到已经存在一个卷。现在我们仿照上一卷再加上一卷试试看结果。

然后在卷内件中批量增加以下文件：

用EXCEL表添加文件会更加的方便快捷，因为很多东西可以复制拉取填充。

下面再看看如何把这张表导入进E6系统吧：

将上面做好的EXCEL表格保存。点击批量导入：

选择刚才的表格，打开。提示导入成功。

可以看到，已经导入了两卷，并且各自的卷内件都导入成功。

文件生成

选择相应的卷，可分别打印《档案交接文据》《企业档案目录》《卷内备考表》《卷封面》。

注意事项

在卷内目录中需要注意的是页码的规范中间一定要用波浪线，并且要保证波浪线在中间。一般打印出来都是在上边，这是因为要在全角模式下输入波浪线才好使。

在备考表中需要注意，审核人和移交人的名字要手签，不可打印。

文件在打印的时候，一定要注意：不能带有页眉页脚。

注意：在卷封面上的起止日期的书写有规范要求，“年-月-日~年-月-日”；注意用短横线。