文控文员工作内容

文控文员工作内容

文控文员ISO指管理者代表，企业请求咨询是为了按照GB/T19000一IS09000系列标准建立本厂适用的质量体系，编制质量手册，掌握内部质量审核的方法，从而确保产品质量持续稳定地满足规定的要求，并获得认证资格。下面是小编为你带来的 ，欢迎阅读。

工作职责

主要负责文件与资料的签收发放和登记工作;过期无效文件的作废销毁工作，受控文件的电脑化管理;定期对文件进行有效性检查;文档的日常管理和保管工作。

也就是文件、办公室日常事务管理

1文件的制定、修改与废止权责

2文控中心负责文件的编号和所有 质量体系文件原件管理工作。

注意的是 办公软件的熟练操作，打字速度快(视工作岗位、业务范围不同而要求不同)，电脑的维护和保养。

文控中心既是公司文件、资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

文控中心的主要职责：

1.负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2.制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3.负责公司质量管理体系文件的收集、整理、分类、存档、保护、统计等工作。

4.严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料的.利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

6.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

7.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

文件资料的归档、立卷与管理：

1.区分全宗，确定立档单位。

2.分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

2.1大类分为：质量文件：A;技术文件：B;制度/规定：C;参考资料：D;档案：E;合同：F。

2.2部门拼音缩写：

采购部：CG;生产技术部：SJ;仓储部：CC;品管部：PG;研发部：YF;LED事业部：NE;产品部：CP;项目部：XM;客户服务部：KF;灯杆分厂：DG;表面分厂：BM;庭园灯分厂：TY;装配分厂：ZP;销售部：XS;营销办：YX;设备维修部：SB;财务：CW;综合办：ZH;华体安装公司：AZ;昆明办事处：KM;重庆办事处：CQ;陕西办事处：SX;广西办事处：GX;贵阳办事处：GY;

2.3保密用Y表示，非密级则用N表示。

2.4密级：绝密：AS;机密：CS;秘密：PS;无：OP

2.5编码原则：编码共为十二位数，□(文件资料大类)□□(部门前两位拼音缩写)□(是否保密)□□(密级程度)□□(年份)□□□□(流水号)。如综合办2010年某份制度编码为：SZHNOP100001。

3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4.案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。

5.整理案卷，使之厚度适宜，控制在25px至50px之间，材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的，应附抄件;以每一案卷端正书写标题。

6.对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录(卡片)，按一定次序排列和存放。

7.每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。

8.对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。各部门文件管理员应定期(每月两次，分别于月初、月中)报送相关资料至文控专员。

9.公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。

10.公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

文件资料的保管：

1.防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全;

2.公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料;

3.做好文控中心的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。