留学必备：如何写英文邮件与教授沟通
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邮件是国外主要的书面交流方式之一，也是许多留学生在学业面前的第一道难关。
无论国内外，码论文都令人“头秃”，加上思路、逻辑、文献格式的差异，许多人在出国前都会提前学习论文写作做入学准备，但邮件写作，却没有太多人重视。
但把邮件写好也不是一件简单事，需要掌握不少技巧。
在国外，没有预约就“杀”到办公室堵导师的行为是非常不礼貌的。无论是预约个人谈话还是咨询作业，最好是先用邮件联系对方。
电子邮件作为一种应用文体，根据收件人的不同可以有不同的用词和语气，不需要都很正式。
但是，保持一定的邮件礼仪对双方都有利，收件人可以在短时间内接收到正确的信息，你也可以给对方留下好印象。
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面对面说话可以及时补充或“改口”，微信还有2分钟的撤回时间，但邮件不能撤回，且不方便调整或补充。
很多留学生因为不熟悉邮件写作，在一开始会害怕发邮件，从标题开始就删删改改好几次，写一封邮件所费的时间不亚于一篇小作业。
为了各位新手留学生可以迅速上手邮件写作，这里给大家总结几点邮件写作的TIPS，每次写邮件前请大家认真复习。
掌握技巧后多写几封，大家就能够无压力用邮件对话啦！
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电子邮件是一种应用文体，核心是实用性
相信大家在不少地方都看到过这句正确的废话，也不大放在心上，但人们忽略的往往是最重要的。
电子邮件最重要的是实用。
牢记这句话，写作时至少减轻50%的压力。
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实用意味着什么？简洁而清楚地传达信息就可以了，高级词汇、复杂从句、华丽表达等等都不需要，而且没必要。
教授并没有美国时间来评判学生的邮件写得够不够高级，也不会用邮件来衡量学生的写作水平，所以，请不要用复杂的表达来增加教授的邮件阅读时间。
因此，写邮件前，不要想着把邮件写得多么华丽，语言以简练为佳，尽量清晰完整。
信息完整很重要
语言要简练，可是事情也要说完整。
你对教授很熟悉，对方则未必。
每次写邮件先说清楚自己的身份，比如名字与专业。
如果是咨询作业问题的，写清楚作业编号，教授不可能只教一个班级或一门课，提供完整的信息有助于教授快速查找资料，回复你的邮件。
另外，邮件不是连续剧，千万不要在重要的地方戛然而止。
不要在重要的地方戛然而止。
不要在重要的地方戛然而止。
不要在重要的地方戛然而止。
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如果因为急事要与教授调整个人面谈时间，记得先表达歉意和希望调整时间的意愿，然后记得与教授预约新的面谈时间，给出你属意的时间范围让教授参考。
这种情况不用太过担心会留下不好的印象，只要解释清楚了，教授也是会理解的，毕竟“we are humans”。
尽量一封邮件搞定，提高效率
虽然每个教授或导师的性格各异，有些比较严肃，有些则相对亲切，但他们的时间都很宝贵。
本着“时间就是金钱”的原则，如果是同一个作业或项目中出现的疑问，尽量把所有问题整理好用一封邮件发出，不要想到一个发一封。
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教授不是商务人士，不会时刻关注邮件信息，他们会倾向于在某个时间段阅读邮件，所以聪明的学生会把问题一次性问完。
如果教授漏了回答某个问题，你可以考虑再追加一封邮件，又或者在课堂上或课后提问。
基本要素不可缺少，用词要正确
如果说邮件的正文内容是“软件”，那么“硬件”部分就是：邮箱地址、标题、称呼、开头问候、结束语、礼节问候和签名。
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正文内容一开始写得不好可以慢慢练，但是“硬件”部分就一定要保证用词准确。
邮件地址
一般使用学生邮箱，即以学校域名为后缀的那个，私人邮箱发送的邮件有可能被分到垃圾邮件或者不被查看。
标题
简练但要具体化。
交作业不要只写“assignment”，要写“assignment+你的名字/学号+专业/班级”；
询问作业要求时，如果你只写“A question”，导师估计也满脸问号，记得写清楚是“A question about assignment XXX”
称呼
不是所有导师都是博士学位，不要乱用Dr.,一般用“Dear/Hi/Hello+Prof.+导师的姓氏”。
第一节课，授课教师都会做自我介绍，这时候注意他的职称是什么。
行业专家有可能没有Dr.或Prof.的头衔，可以只用“Dear/Hi/Hello+Mrs./Mr./Ms+导师的姓氏”。
中文常用的“尊敬的XXX教授”不要直译到英文邮件上，一般不这么说。
开头问候
开头有一个问候语会显得没有那么直接，但开门见山也没有太大问题。
周一型
特点：周一发送 ，是对话的首封邮件
Hope you have a great weekend! I am writing to blahblahblah...你的主题
感谢回复型
特点：回复邮件，教授完美回答了提问，表示感谢然后结束，不需要长篇大论
Thank you for your kindly reply. Now I get clearer about the requirements of the assignment.
继续提问型
特点：有遗漏问题未得到回答，回复邮件，再次提问或确认
Thank you for your kindly reply. I am not sure if I understand your words in the right way, did you mean blahblahblah
结束语
事情说完，结束语一般另起一行。
一般是“Looking forward to your reply/response”或类似的表达；
简单一点，也可以是“Thank you！”
礼节问候
安全型：Sincerely，Best Wishes，Regards，
熟稔后可用：Best，Regards，Cheers，Thanks
签名
不要用昵称！
写给教授或导师的邮件不是与朋友在社交媒体的聊天，记得要写上自己的正式用名全名。
可以把英文名括在后面，比如Lei Li（Ray）。
邮件写作TIPS说完了，我们来看看几个常见的邮件沟通场景，大家也可以提前演练一下：
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询问作业要求，如文献格式，递交格式
对于每个新生来说，第一个学期交的第一份作业都是一场灾难。
每个学院甚至是每个专业都有惯用的论文文献格式，千万不要想当然地用自己熟悉的那个，常见有Chicago、Harvard和APA。
递交作业的格式也有很多，文字类的一般是doc、pdf和ppt。
作业的基本要求一般都会写在课程guide上，或者第一堂课的ppt上，如果没有说明也可以发邮件询问确认：
标题
inquiry about the requirements of assignment XXX(作业编号或名字)
正文
Dear Prof. Brown,
Good morning!
My name is XXX, and I am a student of your Economics course. I am writing to enquire about the requirement of the assignment 1.
I wanted to know if there is one fixed referencing style for this course or I can use the one I am familier with.
Also, are there any requirements for the file format?
Look forward to hearing from you!
Best Wishes,
Lei Li (Ray)
有标准答案的问题，导师比较鼓励在堂上提问，方便统一回答。
如果是比较具体的问题，比如探讨文章写作角度、研究方向、案例选择等无标准答案的问题，面对面谈话效果更佳，推荐预约个人面谈，那就变成写一封预约的邮件：
标题
personal consultation appointment for XXX(项目编号或名字)
正文
Dear Prof. Brown,
Good morning!
My name is XXX, and I am a student of the Economics course.
I have a few ideas on my project xxx and I wanted to discuss with you.
May I book a personal consultation with you on Wednesday or Friday this week? Would it be convenient for you?（可以给两到三天时间段，如果教授在这两天有空，他/她会在回复中说明具体时间）
Please let me know what day and time would work best for you.
Thanks very much for your time and help!
kind regards,
Xxx
团队预约教授面谈
除了个人作业，国外有很多作业是以团队形式完成，尤其是商科。
当团队想预约面谈时，一般一个小组出一个代表，整个学期下来都由代表与老师进行沟通。
预约咨询的格式与上一点颇为类似，只需换一下主语：
标题
group consultation appointment for XXX(项目编号或名字)
正文
Dear Prof. Brown,
Good morning!
My name is XXX, and I am the team leader of group xxx.
Our group has a few ideas on the project xxx and we wanted to discuss with you.
May I book a team consultation with you on Wednesday or Friday this week? Would it be convenient for you?
Please let me know what day and time would work best for you.
Look forward to hearing from you!
Best Wishes,
Lei Li (Ray)
小组约谈有一大雷区需要大家避免的，那就是组内观点未达一致就找去教授约谈。
在教授面前争执并不能展现个人能力，反而会让教授给你们团队的协作能力、沟通能力打负分。
教授的作用主要是给予学术帮助，而不是团队调解。
有不一样的观点可以提前列出来，先内部讨论一波，缩小范围，最后再与教授讨论可行性。
对作业成绩不满意
国外高校的教务系统使用率比国内的要高，提交作业一般是线上提交，打分结束后，学生可以在系统看到老师对于本次作业评分标准和评价。
如果对于成绩不满意或者有疑问，可以通过邮件询问导师的评价。
这里并不是说与老师沟通了就可以调整成绩，但是基于想要进步的初衷，老师可能在原有评价上给予更多的方向指点。
申请作业延期提交
申请作业延期提交也是一个很常见的邮件沟通场景。
对于大作业，即在最终成绩独立占一定比重的那种，学院或专业一般都有规范的延期政策，在有合理理由的前提下，学生可以向授课老师申请一定的额外时间完成作业，一周到十几天不等。
学院会有专门的申请表格，学生需要填写提交才可以完成申请过程，但在之前需要先得到授课老师的批准，要写一封邮件：
标题
Extension for XXX paper
正文
Dear Prof. Brown,
I hope you are well!
My name is XXX, and I am a student of your Economics course.
I’ve been working on my XXX essay/project for the past few months or so now, but since I got a severe flu last week, I did not finalize it as planned.（解释原因，要尽可能详细，合理，电脑被水泼了的那种就不要了~）
Due to the heavy workload for the rest of my finals, I don’t think I’ll be able to finish it on time.
Would it be OK if I apply for one week extension and submit the paper on next Friday 12pm?（说清楚你想要的额外天数，老师会根据你的理由来衡量是否批准你的申请，又或者缩短申请的天数）
Thank you for your understanding!
Best Wishes,
Lei Li (Ray)
邮件写作能力不能一朝练成，但可以根据对方的回信来调整下次写信的语气和用词，多写几次，就可以揣摩出更合适的语气了。
邮件写作还多见于投递实习的时候，关注我们，下次有机会给大家分享应聘邮件的写作干货吧！