文件档案管理太困难 高效方式来临!原来工作可以这么轻松
你是否觉得现在的档案管理工作太过麻烦,档案类型太复杂了不好管理,档案需求太过多变不好查询,别担心,科技创新带来的高效方式已经来临,可以解决你现在面临的问题,你绝对不知道它有多简单。
现在的生活里,无处不存在因为科技所带来的高效方式,比如说,外卖就提高了你就餐的效率,不用排队直接可以在家里吃,也可以提前定好直接到店自取。快递也提高了你邮寄的效率,以前邮寄东西都是写信,过了很久才能把物品送到,但是现在多样的方式可以在短短的一到三天就可以送到。
可生活中充斥着科技带来的高效方式的时候,自己的工作却丝毫没有高效起来,这会让你觉得工作是那么无趣,枯燥,其实选对了方法工作就不会无趣了,相反的你会喜欢上自己的工作的。今天为什么要说一下档案工作呢,就是因为我有一个朋友
我有一个在上海的朋友,从2015年就在外滩的一家公司任职档案管理工作,刚开始的时候工作其实并不复杂,因为当时公司的文件档案并不是太多,但是随着企业的一步一步发展,文件开始堆积如山,每天埋在一大堆的文件里不分昼夜的工作,前段时间她来找我说“我现在对这份工作太失望了,每天都是数不尽的文件,已经过够了这种生活,但是失去工作有没办法生活,我真的好绝望”。
听到这句话的时候,我的心里一颤,这是一个从90后阳光开朗的女孩嘴里说的话吗?工作的压力已经快把她压跨,不能再这样继续下去,于是我开始查找各种资料文献,发现现在的档案管理完全都是靠人工来操作,看着那堆成山的文件,我惊讶了。从没想过文件可以多到这种程度,人工怎么可能完成这些工作啊!
在经过了不懈的努力,终于功夫不负有心人,我在一本叫《重构:数字化转型的逻辑》的书中看到关于数字化技术的介绍,在询问过很多开发人员后,原来档案管理是可以进行数字化管理的,这就是“档案数字化”。
后来我把这个发现与技术应用告诉了我的朋友,在不久以后,她回馈我说“从来没想到有一天工作可以这么轻松,每天可以有很多的时间做自己的事情,原来工作可以变得这么开心。”
档案数字化就是将原本的纸质文件转换为数据,然后用计算机的高效管理代替人工的管理,没错!就是这么简单。
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