干货：如何提高企业行政公文写作能力？基本要领和方法论
企业行政公文写作，与其说是语言问题，不如说是思考问题、管理问题。
在职场，经常听到有同事为写材料发愁。也有朋友，虽然是专门从事文字工作，但是也为如何提高文字能力头痛不已。
写材料，确实不是一件轻松的事，即使专门的文字工作者，也很少有人说喜欢写材料。文字能力的提升，也确实是个难题，很多时候投入了大量时间，却收效甚微。
行政公文写作能力的提升确实不容易，毕竟任何一项技能的获得都不是轻而易举的，必须通过一定的练习和积累。行政公文的写作也一样，但行政公文的写作自有其规律性和特点，也自有其逻辑要领和方法技巧，把握了其本质，掌握了这些关键点，经过一段时间积累和练习，都可以不断提升自己的文字写作能力。
01行政公文的本质：一种管理手段/载体
无论什么岗位，或多或少都会接触到文字工作。有较强的文字能力对个人来说更是一件添彩的事，特别是走上管理岗位，更需要掌握基本的公文写作规范和技巧。
一般来说，绝大多数职场人在工作中，都有可能会需要写报告、请示、总结、计划、方案、策划案、通知等行政公文，掌握基本的文字材料写作方法，对于提高自己的工作效率大有裨益，对于直接从事文字工作的人来说，更需要持续深入把握行政公文写作规范和要点，不断提高自己的写作功底。
那么，行政公文的写作，是否也像文学艺术作品的创造那样，需要天赋、很难提升呢？
和文学艺术作品不同，除了少数文字材料如讲话稿、致辞等，很多文字材料对文采并没有太多要求。行政公文在表述上一般准确无歧义即可，对思路的要求相比起来反而比较高，好的行政公文一定有较强的针对性、实操性，要言之有物，毕竟企业是要解决实际问题的。
在职场中，行政公文是作为一种管理手段或是管理载体而存在。因此，从本质上来说，企业行政公文是企业管理的一种表现形式，应该管理的角度来探讨公文的写作问题。企业行政公文绝不是也不能是文字游戏，而是管理方案、管理措施的文字化、书面化。
因此，真正好的行政公文，一定是收文者易于理解、方便执行的文稿，一定是能解决问题的文稿，是有针对性的文稿。
02行政公文写作的辩证法：规范性与灵活性的统一
规范性主要指，行政公文的格式、形式、行文上的规范性。很多时候，很多领导看材料，首先看格式是否规范，格式乱七八糟直接打回。
当然，并不是说，内容不重要，或是形式重于内容。问题的实质在于，形式在一定程度上体现为一种专业性，体现为一种慎重的态度，体现为一种他人的尊重。规范的形式不仅仅是一种形式上的表面文章，而体现了一种严谨细致的工作态度，和精益求精的职业精神。
有能力时间也允许的情况下，稍微花点时间，统一下格式规范，公文会增色不少。虽然，理性告诉我们不能以貌取人，但赏心悦目的形象定是加分项。
我们强调规范不仅是因为，有了规范，公文在形式上看来更美观、统一，在内容能尽可能避免歧义，减少管理风险；规范的内容，更有利于领导阅读，公文写作到位更是能发挥参谋功能，帮助领导理顺思路或启发领导思路；更重要的是，有了规范，公文中的工作要求能够得到更为准确、高效的传达。
行政公文的规范性体现在三个方面：
一是，格式编排、语言表述、行文结构要规范性。既要符合行业的基本规范，也要符合企业在实践中形成的独特规范性。公文用语要科学、客观、专业；特别是在进行事项描述时，尽量少用形容词、副词等修饰性词语。
二是，指行政公文办理程序、审批程序要规范。具体来说行政公文的起草、审核、会签签发、校对、发放、归档等都有具体规范和要求。
三是，指行政公文时效性上的规范。行政公文有办理周期要求，不能拖拉、积压，发布要及时。行政要特别注意保密要求，控制好发文范围和阅读范围，避免造成不良影响。
灵活性主要是指，行政公文的针对性和实操性。企业中的行政公文务虚的一般比较少，都是针对具体的人事而行文，可以说是工作的指南。因此，行政公文的写作要避免假大空。
要根据实际情况考虑周全，对涉及到的各方提前做好协调沟通，否则发出去后再修改，是对行政公文效力和部门权威性的极大伤害。要根据公文的不同类型采取不同处理方式，外报文和内部发文在处理方式上不同，正式发文和一般公告处理方式不同等；不同类型的公文行文目的不同，其作用也就不同，如请示和报告不同，通知和通报不同，总结和报告也不同，对此要做好区别性把握。
因此，行政公文的写作一定是：不违规范、不唯规范。真正做到“实”“明”“小”“清”“新”：语言实、逻辑明、题目小、对象清、材料新。
03行政公文写作的基本要领
坚持1个前提：行政公文的写作一定要清楚写作的目的，文稿写出来是要给他人看的，在自己满意的基础上，要注意让收文者满意，即让收文者易理解、方便操作。再具体点就是要以上级和领导满意为前提。
坚持2个导向：行政公文写作要以“计划(要求、规划、方案)”和“事实（内外形势、工作进展、成果、问题）”为导向和依据，这是写作的方向性问题，任何公文，从时间来说，要么针对当前的要求，要么是针对未来的要求。
把握3个重点：要把握好“内容（写什么）”、 “结构/思路（怎么写）”、“语言（表述风格）”三个重点。
提升4个能力：不断提升“语言应用能力”，要用书面语和行业规范用语，避免口语和模糊性词语；不断提升“逻辑思维能力”，确保行政公文思路清晰、层次分明；不断提升“沟通协调能力”，要在公文起草前和起草过程中，要和公文涉及到的相关方充分有效沟通，达成一致，避免后续被动。不断提升“整合策划”能力，一篇好的文稿是需要进行策划的，特别是大型综合性文稿，会涉及分工协作、材料收集、章节构思探讨、统稿等问题，需要进行组织统筹。
解决6个难点问题：要尽可能解决，意图把握不准、资料占有不全、思路逻辑不清、系统考虑不周、 语言积累不足、反复修改不够等6个问题。
把握好7个度：
有态度，既指对待文稿写作工作的态度，积极简单的稿件不大意，难的稿件不抱怨，能主动对接并收集相关材料；也指文稿内容态度明确，除必要的留有余地情况外，文稿体现出的态度一定要事明确积极的，不然人摸不着头脑，造成不必要的猜忌。
有温度，善于站在领导和阅读者的角度考虑问题，在必要的情况下要通过温暖人心的文字感染人、影响人。
有高度，善于站在全局、战略高度考虑问题，考虑问题眼光长远，注意从整体角度分析、解决问题。
有深度，善于把握事物的细节、本质和联系，不孤立看待问题，不一成不变的静态观物察事，善于把握工作的动态变化。
有广度，善于从多个层面、多个维度、多种关系中分析考虑问题，从广阔的范围体察事情的影响和变化。
有力度，善于用语言强化情感情绪，表明观念立场，让人感受到语言的力量。
有速度，既能快速构思，也能快速完成写作。
04提升行政公文写作能力的方法
要想提升行政公文写作能力，建议做好以下7方面的工作：明规范、熟情况、勤练习、学标杆、善积累、多修改、重存档。
一是，明规范
搞明白行政公文的基本规范和格式，是提高写作能力的必备基本功。其实这一点相比起来，是比较好掌握的，是一种习得性的知识，即只要知道了，多看几遍，操作时养成习惯就好。
关于规范，国家层面发布的有《党政机关公文格式》（GBT9704-2012）、《党政机关公文处理工作条例》《标点符号用法》（GB/T 15834-2011）《出版物数字用法》（GB/T 15835-2011），研读一遍后，可以打印出来备查。当然各个企业也有更加具体的规范，很多企业都是根据国标结合实际制定出了规范，这些都应该掌握。
二是，熟情况
只要对企业或单位的情况有深入全面的把握，才有可能写作符合企业实际，符合领导风格的文稿。
要对企业的历史和现状有充分了解，做好基本情况储备；要及时准确把握企业的最新数据，包括市场营销情况、生产经营动态等。只有全面熟悉情况，才能快速理顺思路，把握住关键点。
三是，勤练习
行政公文写作能力的提升不能停在口头上，也不能停在理论上，必须有一定的练习量，才会有快速的提升。向实践学习，实践是最好的老师。看再多文章，赏再多名篇，不动自己动笔写，很难真正提高写作能力。把握好工作中的练习机会，以工促练，以练促学。
拟稿之前尽可能占有材料；写的过程中要多思考琢磨，定好框架再写，注意及时沟通；写完后及时对照反思，找出不足，下次改进。
把握好公文写作的六个环节：明确要求、查找材料、确定思路、展开写作、进行修改、定稿归档。其中，明确要求是前提，这是写作的灵魂，只有明确了输入，要求明方向才好定，才能事半功倍。写作是一个发散思维到收敛思维的过程，收集查找材料一定要做到位，无米之炊难出佳肴。确定思路尤为重要，思路明，则文章立。
当然，练习要从易到难、循序渐进，一个文种、一个文种的练习，确保充分掌握文种特点、适用范围、结构特点、行文规范、写作方法等。
四是，学标杆
观察学习优秀者，可以避免少走弯路，加快学习的步伐。善于在身边找自己学习的对象，积极向写好的前辈学习，从模仿开始，到能独立写作，到形成自己的风格。
如果能跟着一起练习一些综合性材料、大型专题材料，会有很大收获。同时，可以建立一个优秀案例库，针对每一文种的公文，找一到两篇优秀范例，不管是格式上用语表述上，还是在思路结构、标题提炼上，对照范文，经常学习揣摩。
独学而无友，则孤陋而寡闻。参加必要的培训，既可以是文稿写作方面的培训，也可以是相关专业知识的培训。毕竟每个人或多或少都有这样、那样知识盲区，通过培训交流，有时可以解决很多你意想不到的疑问。
五是，善积累
平时要多做积累，建立起自己的写作资料库。多留心收集写得好的材料，并分析对比，为什么写得好，如果是自己会怎么写。注重积累行业专业知识，特别是与自己大学所学专业不相关的专业知识，要留心积累，有个初步把握。这方面的学习，可以通过学习国家战略规划、行业报告和法规、公司相关制度、专项工作方案来学习。
可以买企业公文写作方面的专业书籍进行系统学习，或是时间不允许的话，可以把专门的企业文书写作的书当作词典来用来，遇到不懂的就翻出来看看。
公文写作语言方面的积累虽然重要，但更重要的是工作方法和工作思路的积累。同时，积累是一个持续渐进的过程，要细水长流。在平时就要坚持做功课，每周定期两三篇篇高质量的文章，持续学习提升。
六是，多修改
文可百遍改，事无一日同。写作一定要有精益求精意识。对写完的文章要多琢磨多修改，文章是改出来而不是写出来的。因此，写完后对文稿的打磨非常必要。
修改之前当然要进行检查，特别是要核对基本的人名、地名、时间、数据、重要概念等，核查公文的要素是不是齐全，修改除了通常意义上的修词改字，还要注意对篇章思路结构、段落层次逻辑进行必要调整，甚至还要根据实际情况，再查阅补充资料。对重要材料的修改，不是一两遍的问题，十几遍、二十几篇也常有。
修改过程中的炼词磨句、思维打磨是非常难得的提升个人写作能力的机会，对个人定力和韧性的培养也很有裨益。
七是，重存档
做好已完成文稿的存档整理，充实完善资料库、文稿库。建议拟制汇报材料通稿，以备应急。对思路、结构有重大调整的材料，建议把原稿和终稿都保存起来，以备对照学习使用，文稿写作过程中找到的素材也建议进行分类整理保持，不是一股脑的删除，后续很有可能会用到。
公文写作能力的提升是一个持续、系统的过程，不能一蹴而就。
公文写作能力的提升，理应伴随着着个人综合能力的提升，如此，形成良性循环。
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