用word邮件合并功批量生成学生成绩单

在办公过程中，经常会遇到要从做好的excel表格中选取每一行中的信息，复制粘贴到word中生成一页一页的文档，如学生成绩单、奖状、邮件件，信封等，少的话10行20行还可以复制粘贴，如果成百上千行，那就费劲了。其实word早就为我们提供了简便的方法——邮件合并，下面就以学生成绩单为例，说说怎么用word邮件合并功批量生成学生成绩单。

准备资料：

1． 存有学生成绩信息的excel文件（成绩.xls）。如图，要求不要有表格标题，只要有标题行就行。在实际应用中已经有原数据文件的，只需另存删除标题行。

2． 编辑好格式的学生成绩单word文件（成绩单.doc）。如图，编辑好格式，包括上下页边距等，需要填充数据的地方先留空白。

具体方法：

1． 打开编辑好的word文件，选择菜单“视图——工具栏——邮件合并”，调出“邮件合并”工具栏。

2．选择工具栏中的“打开数据源” 图标，在电脑中找到我们前面保存好的“成绩.xls”文件，点“打开”，出现“选择表格”对话框，从中选择成绩数据所在的工作表，点“确定”。

这时“邮件合并”工具栏上所有图标全部呈彩色显示，证明数据源已经连接。

3．将光标放到需要插入数据的地方，如“学号：”的后面，点“邮件合并”工具栏上的“插入域”图标。

在出现的对话框中选择“学号”，点“插入”、“关闭”。

用同样的方法在其他需要插入数据的地方插入源数据。

4．然后点“邮件合并”工具栏中的“查看合并数据”图标，就可以看到第一条数据合并后的效果，再点“查看合并数据”图标，就可以原回到有代码的界面。

5．如果每页上面要放置两张成绩单，可以将编辑好插入数据的内容复制粘贴一份到下面，将光标放到两个成绩单的中间位置，选择“邮件合并”工具栏中的“插入word域”中的“下一条记录”。

6．现在每页就有两个成绩单了，点“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”就可以将所有数据插入word中并生成一个名为“字母1”的新文档了，在新文档中可以检查修改格式，如果合适就可以直接打印了。

注意事项：

1．在本例中，word文件中是表格形式，源数据表格每列的长度基本一致，所在不会出现word文件格式的变化。如果word文件是段落，源数据每列的长度也不一样的话，就会出现word文件合并后长度不一，所以在合并前编辑格式时要留够位置，并用分页符分开，合并后的文件中还需进一步检查格式，修改无误后再打印。

2．Word邮件合并数据源支持的格式很多种，除了excel文件外，还支持access、html、txt或者word文件。

3．用“邮件合并”工具栏中的工具图标，还可以在合并后直接打印或发送邮件。

4．本例是在word2003中完成，高版本的word邮件合并功能基本一样或更加便捷，大家可以探索使用。