教你公文中如何规范使用全称与简称（缩略语）（收藏学习）
在日常生活和工作中，经常会碰到和使用简称（缩略语）问题，其中最常见使用频率最高的莫过于叫人的名字了，如某人叫“王建明”，姓“王”，名“建明”，可能会有三种叫法，首先是全名“王建明”，这可能是比较严肃的或要核对名字的场合，如老师上课检查到学人数，学生的名字当然要叫全名了；而平时交往中，可能会叫“王”先生、小“王”、老“王”等，或者叫“建明”、阿“明”等都是有可能的，后面这两种叫法都是算简称。
又如全国各省、市、地区等也都有简称，如北京市（京）、山东省（鲁）、香港（港）等，都是很常见的。
公文中应该怎样使用全称和简称呢，请“关注”公文写作之道，下面我们一起来学习一下。
在公文中，使用全称和简称的现象也十分普遍，我们不妨从普遍性与特殊性的角度来看一看。
一、简称和缩略语
简称和缩略语从词源来由而言，有些细微的差别，简称更多地是汉语通用的说法，缩略语更多由英语、外来词简化“压缩”的需要而产生。简称更多地侧重在“名称”的叫法上；缩略语则侧重在“构词"的简化上。在书面文章类型中，学术专著和公文中“缩略语”更普遍一些。
总之，所谓简称（缩略语），即把长词压缩成短词，“长”概念压缩成“短”概念，用简单的形式表示原来名称和词性的意思。
二、公文与其它问题都可能用到的简称（缩略语）
主要有三种形式：
第一种形式是使用带字母的词，其中多为外来词，不少的是英语多个词的首个字母的缩写组合。这类缩略语俯拾即是。如常见的英语缩略词。 ATM英文AutomaticTellermACHINE的缩写，即自动柜员机，又称自动取款机。CD-ROM英文CompactCisk-ReadOnlyMemory的缩写，即光盘只读存储器，也就是人们常说的光驱。 CPU英文CentralProcessingUnit的缩写，又称微处理器，由集成度较高的集成电路芯片组成的大规模和超大规模集成电路，包括运算器和控制器两部分。
以上这类日常生活、学术文章和公文中都较为常见。需要注意的缩写规则或规范，要求是多词组合中首个字母的缩写组合，不能随意、随机抽取字母来组合。
第二种形式是使用数字加以缩略。如“三讲”、“三个代表”、“一国两制”、“一个中心，两个基本点”、“四项基本原则”、“三大法宝”、“双拥”、“四个意识”、“四个自信”、“二个维护”、“五位一体”、“二个一百年”等。
这种简称、缩略语以政治、经济、社会、文化等概念、术语的范围为多，所以公文中使用最为普遍。需要注意的是，这类缩略语一般都要由上级权威部门和有关文件加以概括，因为，这是一个比较严肃的概念，不能随意概括，没有经过上级权威部门认可的，没有通过正式文件发布的，都是不规范的。特别是公文中的使用，更要规范，一字不多，一字不少，而且数字均使用中文数字，不能用阿拉伯数字。
第三种形式是通过省略其中某些文字加以缩略。
为便利使用，由较长的语词缩短省略而成的语词。常见二种，一种是较长商品名。如彩电——彩色电视机，空调——空气调节器。第二，是专用名词、单位的简称居多。例如：中国——中华人民共和国如，全国人民代表大会和各级地方人民代表大会一一人大 ；如“政协”是“中国人民政治协商会议”和地方各级政治协商会议的简称。
如“北大”、“清华”、“离休”、“退休”、“交行”、“建行”、“工行’“首钢”、“宝钢”、“鞍钢”等。其中又具体分为：省掉前面的字而形成的缩略语，如“中国农业银行”简称为“农行”；省掉后面的字而形成的缩略语，如“狗不理包子”简称“狗不理”、“复旦大学“简称“复旦”；此外，更多的是省略中间的一些字。这是要加以注意的。
三、公文中组织机构（单位）、部门全称和简称（缩略语）使用有讲究
我们知道，公文是用来办公事的，单位与单位之间会发生各种关系，形成上行文、下行文、平行文等，组织机构（单位）使用的频率出现的机会也很多。可以说每篇公文肯定都至少有两个单位（部门），因此正确使用组织机构（单位）部门的全称名称，在公文写作中有不能忽视的作用。组织机构（单位）等名称有全称和简称（缩略语）两种表述方式。
公文写作中经常会碰到机关（单位）名称的表述问题，涉及发文机关标志、发文字号、标题、正文、发文机关署名、印章等格式要素。关于具体表述时究竟用全称还是简称，《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》没有硬性的规定。既然没有硬性的规定，应该就可以理解为，一般情况下二者都可以用，但也不能随意随便用，也是有一定使用规则和约定俗成的用法。
（二）、全称与简称使用比较一致的看法。目前学术界和实际中，都达成如下一些不成文的原则。
一是要根据组织机构（单位）、部门名称的繁简程度作适当处理。一般而言，如果组织机构（单位）、部门名称的字数比较多，特别是一些大的公司，其名称比较长，其属下可能还有二级、三级子公司，名称可能长达一二十个字，为了简要和便于表达，通常会使用简称，但要求简得符合原意，如果名称的意思使人产生歧义，不好理解，便达不到要求。形式上也要讲究精炼得体。
二是要从公文的运行范围和内容性质考虑。一般地，在组织机构系统或本单位内部运行的公文，其名称可以使用简称，即是内部行文性质。但如果是。对外行文则应按规范要求使用全称。因此，在具体的行文中要根据不同运行范围和内容来运用。
（三）使用规范的全称和简称要以批准该名称上级（主管）机关（单位）、部门批复的文件所核定的名称为准。其次，一个机关（单位）的简称，一般由其上级（主管）机关（单位）、部门来规定，不可随意简化。
（四）全称与简称在公文中的具体运用要求
1.发文机关名称。发文机关标志“由发文机关全称或者规范化简称加‘文件’二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称”。通常，发文机关名称加“文件”形式的发文机关标志主要用于下行文，其中的发文机关名称既可以使用全称，也可以使用规范化简称，主要依据机关（单位）名称的繁简程度来确定；只标发文机关名称、不带“文件”二字的发文机关标志，其中的发文机关名称一般要用全称。
2.发文字号中的机关代字。发文字号中的机关代字必须是发文机关的简称。拟制机关代字必须做到明确、简洁、规范，不能产生歧义和冲突，或与相关其它单位、部门相重复。
3.标题和发文机关署名中的发文机关名称。标题和发文机关署名中的发文机关名称也要根据机关（单位）、部门名称的繁简程度来拟制。尤其需要注意的是，如果机关（单位）、部门的全称过长，发文机关署名也可使用简称。
4.印章上的发文机关名称。公文成文印发时最后是要盖章的。印章上的发文机关名称应使用机关（单位）的全称，以示公文的庄重性与严肃性。5.正文中的机关（单位）、部门名称。公文正文中第一次出现的机关（单位）、部门名称应当使用全称，如果文中后面还要出现，可以这样处理：在第一次出现时，用括号括起注明简称，下文再出现相同名称时才开始使用简称。是必须加以注意的。
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