职场中:书面沟通的“构思3C原则”使文章读起来更为亲切
构思想法:3C原则
任何公文写作或其他形式的写作都需要认真的构思和加工。以下原则可以指导我们减少错误,让自己的文字成为加大晋升机会的法宝。想清楚要传达的信息之后,就要按照正式写作的要求去做加工整理在此阶段,要谨记有效沟通的3C原则,我们写的任何东西都要符合这原则:
o清楚(Clear)—易读、易懂
o完整(Complete)—想要传递的信息要表达完全、不遗漏。
o简洁(Concise)—简短、切题。
例如,我们正在写一篇关于订单状态的备忘录,那就要写出订单号、下单日期、产品细节以及其他相关信息。内容要有针对性,不要牵扯无关细节,以免影响读者的阅读。把计划写下来,是实施它的第一步。优秀的商务写作要求是越清晰越好。写作时应避免使用繁复的句式或华丽的措辞,文章尽可能简短。在强调重点时可以采取以下方法:加粗标题。每个次级论点分占一段。
用不同的字体强调重点。纸质形式可以用光笔标注重点;电子版形式可以添加背景颜色或选择不同的字体、颜色加以突出。使用图形、图表或其他视觉辅助方式加强文字表达的效果。反复校对文如其人。所以即使我们在校对时已经检查过文章,也还是应当重读几遍,保证零错误。办公软件的文字处理程序中有拼写检查功能,可以找出错别字或错误的拼写,这对我们有很大帮助,但它不能确保万无一失。因为当我们把“实践”错打成“事件”的时候,这个检查功能是无法将其辨别出来的。
要想保证文章当中不出现错误和疏漏,一个很好的方法就是大声朗读文章。这个方法可以帮助找出眼睛看不出的错误。风格无需过于正式以前我们的商务信函读起来都是这样的:“据当日通话之承诺,随发送整月完成工作之发票。”听起来挺傻的,不是吗?这样的风格实在生硬虽然现在我们已经不再这么写了,但是有时我们在信函中使用的语言还是过于正式。很多人认为我们在书写的时候应当比口头表达更正式一些,所以就在商务信函中使用正式的语言。事实上,这种风格会让对方感觉不自然、不诚。
倘若我们能够像讲话那样书写信函,那么信息也就更为清晰、更容易为读者所接受。刚才的那句话如果这样写:“我在刚才的通话中承诺过您,这就是我们为您本月完成工作所开具的发票。”这样就清楚多了。然而,电子邮件的便利和快捷也兴起了一种相反的写作习惯,就是语言过于随意。尽管我们不想让语言读起来那么生硬,但也仅限于像口头表达一样流畅和自然即可,切勿太过随意。书写表达在商务写作中,有些人容易过多使用不必要的正式表达。如果我们也有过类似的经历,则可以通过情景想象的方式来克服这种习惯。假象我们当时不是在写作,而是在与人面对面谈话或是在打电话,只不过对方需要以阅读的方式接收我们传达的信息。
怎么说就怎么写在写作时,无论是词汇表达、风格腔调、日常俗语还是表达方式,都应当选取我们常用的方式。我们在日常生活中绝不会以这种风格说话:“敬请注意,受暴雪影响,您的货物将延迟至下周发送。而是要直截了当地说:“由于近日暴雪,您的货物将于下周发送。使用缩写在写作时,遇到可以缩写的情况时,大可以使用其缩写形式,如原句 We are cannot”,我们可以将其缩写为we're’或can’t”。使用这种常见的缩写形式,能够让我们的文章读起来更为亲切。