在撰写电子邮件时 必须做到与人方便 才有可能与己方便

文/Fullness——至每一个通往梦想道路上的职场人！

回复邮件请惜字如金

很多人发电子邮件都存在问题。

人们的时间与注意力如何被使用与被尊重，直接驱动着企业人的行为。

因为员工没空去琢磨公司的每一件任务，所以总是从最容易完成的工作做起。而这些最容易的事，通常都是以简单易懂、容易引起员工注意的方式通知对方。确实如此，哪一信息最容易让员工作出反应，员工就当然会注意哪件事，他们不是依据工作是否在公司策略计划里、是否会引起公司的评量为标准。

要知道，“容易使用”和“减少使用的时间”是人类行为的两大驱动力，而那些让别人搞不清真正意思的信息，行为驱动力就大大减小。

作为职场人员，必须牢记职场行为三法则的第一法则：想办法让别人更容易照你的方法行事，你将因之而更为得心应手。那些只是照着由来已久的方式，不努力去适应那些错综复杂的改变的员工是失败的。

一个人如果浪费绝大多数人的时间，那别人的工作一定不会轻而易举地完成。无论是公司做简报、主持会议，还是理清目标等等，你都亲眼见过最棒和最糟糕的行事做法。你会发现如果利于别人节省时间，或是让别人更容易行事，一般都成为最棒的做法；反之，如果忽略了这些指导原则，则表现为最糟的做法。

将“珍视别人的时间与注意力”这一原则应用到简洁省力的电子邮件以及其他任何形式的沟通上，会使你的沟通效果截然不同。因此，你在传送每一封邮件时，必须三思后行。

在实际的沟通过程中，一般的职员在使用任何交流形式，比如电子邮件、一对一谈话、集会、打电话等，一般根据别人的信息作出以下反应：

人们被要求采取行动、参与、合作或做出承诺，于是他们决定自己将做出反应。

按兵不动，或是抗拒。

采取行动，但只是奉命行事。

全力以赴，付诸行动。

这些反应，由人们脑海瞬间闪过的五项标准所决定。我们将这些标准称为“行为沟通”。如果你要别人表示出他们的决心，并采取一定的行动，就必须在以下五个关键问题上取得对方的关注：

这跟我目前的工作确实有关系？

我必须明白应该做什么？

我怎样做才能取得成果，我怎样就会白费劲？

有哪些工具和支持是我可以利用的？

我最终会有什么好处？

不管通过什么形式，也不管置身什么人群，这个模式基本理论的有效性是无可置疑的。人们不管作出按兵不动、奉命行事或全力以赴的决断，都基于“行为沟通”中的这五个问题。

在电子邮件、面对面谈话、简报或其他形式的沟通中，你想要他人全力以赴，最好事先想清楚以上问题如何回答。可以保证交流内容清楚明确并便于让他人全力以赴，而不只是一种形式。

在撰写电子邮件时，必须做到与人方便，才有可能与己方便。以下就是简单工作的步骤：

第一，将必须阅读的信息放在3 X 5寸空间的第一位置上。

写新闻报道时，报社记者喜欢采用“倒金字塔”的方式，他们总是将最关键的事实和情感关连放在新闻事件的最先位置；而那些“补版”的细节，则置于报道的末端。他们这样做，是方便他们能够自如地掌握报道的篇幅，如果碰到篇幅不够、事件必须删减截短时，就可以整段增加或删掉。

这一写作原则同样适用于电子邮件。电子邮件的第一段，要写最重要的事实及有情感关联的部分，详情说明则写在末尾。

要知道，一般人所使用的“信息视窗”大小都是3× 5寸，换算成公制约 7公分×12.5公分，这被人们称为是黄金阅读尺寸。对收件人来说，3×5寸的空间大小，非常适合快速浏览阅读，娴熟的速读者，甚至只需两三秒即可浏览完全部信息。因此，必须将“严守3× 5寸大小”视为一种“极致空间限制”的训练，才有可能应付其他空间更为有限的即时通讯及手机短讯。

第二，必须清楚，你不是在写一封信，而是在写广告看板的文案。

电子邮件的内容要一目了然，容易快速浏览。尽管邮件各不相同，但要做到“容易浏览阅读”，还是有一些通用的诀窍：

在有限的3× 5寸空间内，最上层的字数不超过一百一十二字到一百六十五字，大约八至十二句，且愈少愈好。

如果你的篇幅较长，已经超过三行，就必须用逗点或空白键隔开。

每一段落内，必须设定自动换行，或每超过二十个字就换行。行距短较易阅读。

第三，在写电子邮件时，不能忽视内容清楚明确的作用，必须有效地加以运用。

作为收件人，在浏览自己的邮件时，总是希望能接受到五方面的信息：

关连信息。和自己目前的工作内容息息相关的信息，人们才会注意。

自己采取下一步行动所需要的信息。当收件人收到邮件后，知道自己下一步必须要做的事情，这种信息也会吸引收件人的注意力。

具有期望目标的信息。信息里表明了发件人所期望的目标，收件人才可能给予高度重视。

传授技能技巧的信息。信息能够指导如何去完成目标，并列出可使用的工具与资源。

能提供报酬的信息。信息能告诉对方他的行动将给他带来什么好处。

人们尽管不愿意浏览过多的资讯，但期望看到较多有用的资讯是一定的，尤其是当你的资讯是要他们去做某件事时，你给他们提供讯息的职责就是帮助他们能够周全地作出决策。请记住，邮件也有所谓的“达尔文的进化论”，电子邮件之所以存在并非因为其最短，而是因为其最适合。

第四，在日常工作中积累一些常识。

在日常工作中，三言两语的答复和漫无主旨的长篇大论，对别人都可能是有用的信息。以上的一些步骤并非对所有的电子邮件都适用，只是一种训练和纪律。训练自己尽量每次都以最小的空间来写邮件，传递最有价值最有容量的资讯，这样，你才可能成为别人爱戴的同事。

范例

通过这一范例，请注意到内容清楚明确的措词与细节，并有效地利用内容清楚明确的电子邮件。

主题意思：目前工作计划（重点1）；下一步应该采取的行动（重点2）。

亲爱的安妮：

上周所举行的会议相当成功，你一定为之付出了四十小时的工作日吧！在此表示深深的谢意。但愿杰克本人能够了解你的良苦用心（重点3）。

在此一并将我们要给他的工作计划草案给你（在信的附件里）（重点4）。麻烦你过目，看看妥否（重点5）。

在你阅览过我的杰作之后，请重点对第七、八页，及第二十三、四页给予关注，并给予修改意见（重点6）。哈利可能会特别留意这几个地方，不知我们能否满足他的需求（重点7）。

星期二之前，打个电话给我（重点8），我们就那些要做的事情进行讨论。我们争取在两星期内搞定这事，节省你的时间与精力（重点9）。

祝工作愉快

华生

（1）“目前工作计划”——这是在告诉安妮：“这封信和你现在的工作内容有关（你目前进行的工作）。”

（2）“下一步”：我会列出接下来的步骤——你必须要做的事情。

（3）参阅一下第二章的内容，就会明白 “主题意思”这一栏为什么必须如此突出。

（3）、（6）本书第三、四章曾谈到“语调”的重要。这四句话能进一步加深与安妮之间的个人交情。

（4）“草案给你”（在附件里）：安妮知道自己必须要准时回应，这一点当然与计划草案直接相关。这个草案是启动安妮努力的工具。

（5）“麻烦你过目，看看妥否？”这是安妮接下来要做的事。

（6）“给予关注，并给予修改意见”：也是安妮接下来要做的事。

（7）“哈利可能会特别留意这几个地方，不知我们能否满足他的需求”：许多公司的实际状况就是如此，必须保证工作的顺利完成，一个人会注意到期望的目标。在这封电子邮件里，达到期望目标指的是要让哈利满意高兴。

（8）“请打个电话给我”：是安妮接下来要做的最后一件事。

（9）“搞定这事，节省你的时间与精力”：安妮接下这项任务，会使自己在什么方面有所收获呢？她自己能有什么结果呢？

这封电子邮件用字不到200（英文可能不到100）。

只有十句话。

然而五个大家都会关注的重点都一一罗列出来，且在他们的脑海中打上了深深的印记。多加练习，你会用更少的空间，给对方提供更多信息。

我想跟你分享喜乐，陪你成长，也希望你能见证我的成长。

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