如何利用CRM系统进行文件集中管理

文件是企业在整体运营过程中所产生的各种形式的具有保存价值的原始记录，如商务合同、会议记录、产品信息、项目文档等等。在推行信息化管理前，大部分企业都是使用纸质文档，其缺点是不易保存，便利性较差；需要手动分类存储，查找较为麻烦；同时纸质文档具有限制性，难以实现即时共享。企业通过CRM客户关系管理系统可集中存储重要的企业或销售文件，并通过各级文件夹（子文件夹）对文件分类，减少寻找文件的困扰，将更多时间用于销售。

文档的共享更具有针对性

用户可通过客户关系管理系统对文档进行访问权限设置，按职位、角色、群组等等，或是选择特定人员进行某个或多个文件的共享。同时，可对文档的操作权限进行设置。例如，公司相关章程，管理员可设置某些部门/角色仅可阅读或评论，而某些部门/角色可以直接修改等。

文件直发

用户可通过CRM系统直接将销售文件，例如商务合同、报价单等等直接以邮件附件的形式发送给客户，附件可从Zoho Docs、Google Drive等选择，也可用户自行本地上传。

文件实时协作

在CRM客户关系管理系统内，用户可以对销售文档进行实时修订或者评论评论，让文档在同事的评价与反馈中逐渐完善，获得更多订单。

文档的修订“有迹可循”

用户可将文件从文档库里导出，编辑后再导入，形成一个新版本，在一个文档库里维护多个版本，方便进行对比。

随着办公电子化进程的推进，很多企业都逐渐采用电子文档来取代纸质文档，而CRM客户关系管理系统正是推进这一进程的“强力发动机”。