找文件慢被上级骂哭：这4点教你秒搜万份文件 轻松管理100+项目

前几天看到一个新闻：某团队leader找下属要一份文件，下属找了10分钟还是没找到，不耐烦的他说了下属几句，结果下属直接当场哭了……

作为生产力工具，我们的电脑每天都会接受和产生大量文件，时间一长就会出现一些让人「头疼」的难题：

经常性忘记想要的文件放在哪；想回家办公，却忘记拷贝文件；电脑桌面的文件密密麻麻多到爆炸；文件版本很多，不知道哪个是最新的；文件夹分层多且复杂，不知道如何归纳分类；……

上面这些问题，其实都可以总结为同一个：「缺乏高效的文件管理」。

花时间找文件是件让人痛苦且低效的事情，今天就跟大家分享四个小技巧，轻松管理100+项目，1秒找到想要的文件。

文件管理四个重点

很多人会基于自己的需求，总结出各种各样的方法和习惯。这里小编传授大家一个实用又有效的方法：参考女孩子对于衣柜的收纳。

（男同胞可以咨询老婆/女朋友，如果单身请自行百度……）

你永远不知道一个女孩子有多少件衣服，但她们的衣柜却总是整齐有序，一片和谐。原因在于她们能很好地区分需求：

旧衣服收纳（文件归类）、日常更换（调用、修改文件）、添置新衣服（接收、创造新文件）。

按照这个逻辑，我们可以理出文件管理的4个重点：

下面我们就结合上图提及的 4 点，为大家解构如何用 亿方云 实现高效的文件管理。

文件的备份&同步

虽然我们日常的文件处理大多集中在电脑上，但在文件的接收和使用上可不单单只有电脑，还可能是手机、平板。因此，文件的多平台同步就显得非常重要了。

通过拖拽将文件上传至亿方云

在亿方云上，我们可以直接新建文件夹，将本地文件上传至文件夹中，方便直接对文件进行分类管理。同时，我们也可以借助亿方云的「实时同步」功能，让本地文件与云端文件自动完成同步。

这种在多个平台上共用同一个“收件箱”的机制，可以帮助我们提高文件管理的效率。

手机上预览&编辑文件

以新媒体运营工作为例，小编可以将工作分为多个不同方向的文档，即便临时有事，也能在路上 / 在家里也能直接登录亿方云查看、编辑，不用受限于公司办公电脑。

科学命名

混乱的「文件命名」是90%以上的人经常找不到文件的主要原因，它的难题主要有2个：一是对不同类型文件的命名，二是同一个文件的不同版本的命名。

① 不同类型文件的命名每个人都有自己的命名习惯，不管你使用123，还是one two three，或是いち に さん，你只需记住这份文件是什么，需要的时候搜什么关键词。

这边小编分享几个自己常用的命名规范，供大家参考：

时间+人物+项目+描述举栗子：20200808_帅气小编_亿方云_微信头条.doc项目名称+内容描述+版本/时间举栗子：亿方云_产品介绍3.0_20200731.pdf时间+人+工作事项+版本举栗子：20200801-王美丽-七夕海报V1.0.psd

不同模块之间也可以用 - 或 _ 来进行区隔让整体看起来更清晰。记住命名规范中最重要的一点：一定要选择自己习惯的命名方式，然后坚定地执行。

② 同个文件不同版本的命名打个比方：我们编辑好一份文档后，需要经过相关领导的审阅，然后再根据修改意见反复修改、反复检查......

这种时候，如果我们还按照寻常文件的命名方式就会影响文件查找效率。（甚至有时候自己也会分不清！！！）

但如果我们使用亿方云在线文档，就不会担心上述问题了，因为我们可以用强大实用的「历史版本」一键解决。

亿方云在线文档会自动记录编辑的时间、保存的版本、编辑人，无需手动反复保存！

查看「历史版本」

打开亿方云上的任一文件，点击右侧即可看到「历史版本」。更酷的是，所有版本皆可预览，支持“设为最新版本、下载、删除”等操作。

合理归类

做好文件命名可以解决找不到文件的问题，但要达到整洁有序还得要靠文件的分类和归档。简单来说就是：做好文件分类体系，把每一个文件放到应有的位置上。

① 分类的维度

例如，Windows上我们可以将 D 盘设为工作盘，E 盘和 F 盘来放置生活和休闲的东西。而 Mac 没有硬盘分区的概念，所以还是通过文件夹来进行分类。

分类前建议先根据自己主要的工作内容，构思和整出主要的分类模块。同时，为了达到整体的简洁有序，要避免层级过多，每个层级尽量不超过3层。

一个简单清晰的文件夹分类

② 文件夹命名在文件分类逻辑梳理完之后，我们可以用【数字+项目】的方式对文件夹进行命名。这种命名方式的好处是简单易操作，而且可以让系统按名称进行有序排列，整体上会更有秩序感。

高效搜索

在需要的时候能快速定位相关文件，是我们做文件管理的最终目的。除了前文说的技巧以外，用好「搜索」也是非常关键的。

电脑系统自带的搜索功能比较单一，我们可以通过亿方云完成一些更精细化的搜索任务。

①关键词搜索在快速搜索方面，亿方云不仅支持搜索文件名称，还支持「全文搜索」，只要你记得文档中某个关键词或者负责人姓名，就可以快速找到名称&正文中含有关键词的文件。

② 精准搜索文件多了以后，常规的关键词搜索会逐渐无法满足我们的需求。为了更精准地找到所需文件，我们需要对搜索结果进行“二次筛选”。

比如，在亿方云上进行关键词搜索后，我们可以对文件所在区间、文件类型、匹配内容、时间范围等内容进行二次筛选，以此快速定位想要的文件。

③ “常用”功能如果有一些文件需要经常打开，那么我们可以使用亿方云的「常用功能」，将文件添加为常用。

添加后，我们就能在「文件」-「常用标签」里快速打开，不需要再花费时间寻找。

添加常用后的文件都将显示在快速入口之下，方便后续快速访问。

敲重点！

添加常用后，就算我们换了另一台电脑、手机，只要登录同一个亿方云账号，便能直接快速查看、编辑，解决重要文件不知道放哪里的烦恼。

今天的攻略就到此结束啦~如果你还没有良好的文件管理习惯，那么建议你可以尝试上面的方法，防止关键时刻又又又找不到文件的状况出现~