Word文档瞎忙活还是高效率 由你选择!
同样的word文档,为什么同事完成的比自己快?
那是因为你在很多不起眼却很耗时间的地方停留,而别人就只要动动手指头就完成了你投入大量时间还没完成的“体力活”。下面就来分享几个常见的提高工作效率的操作,看完之后,你是继续瞎忙活还是高效率,就是自己的选择了。
一、删除某一处后所有内容
假设现在有个几十页的文档,现在要从某一页中间开始删除后面所有的文字,接下来就有两种操作了。
低效率操作:
先按住鼠标选中内容,然后向下一直拖动到最后,等全部文字都选中后进行删除。
高效率操作:
将鼠标光标定位到要删除内容的最前端,然后按Ctrl+Shift+End,这样就选中了光标后面的所有内容,比手动拖动选择要快很多,选中后Delete即可。
二、跳到下一页
当前页面虽然还有部分空间,但是不足以放下后面需要编辑的内容,比如要插入图片或者后面编辑的内容不能出现在当前页的时候,常常会需要另起一页进行编辑。
低效率操作:不停地按Enter键回车,直到换到下一页。
高效率操作:按Ctrl+Enter组合键,能够直接跳到下一页,如果光标后面没有内容,那么跳到下一页后就是一个新的页面,如果光标后有内容,那么这些内容会直接跳到下一页,原来的位置就会变成空白。
三、修改文档中的所有标题格式
如果文档中有大量的标题格式需要更改,比如加粗、更改字体、改变字体大小、对齐方式等。
低效率操作:按住Ctrl键不松手,一个一个地选中所有要修改的标题,然后统一修改样式。
高效率操作:选中一个标题后,点击“开始”,然后在编辑功能中点击“选择”,再点击“选定所有类似格式的文本”,这样就把文档中所有相同格式的标题给选中了,然后统一修改样式。
四、删除多余的空白行
在编辑文档的时候经常会多按Enter,这样就留下了很多没有意义的空白行。
低效率操作:滑动鼠标一个一个地看,找到有多余空白行的地方点过去删除。
高效率操作:使用查找/替换功能进行一键替换,实现批量删除。
1、按Ctrl+H,调出查找和替换对话框。
2、然后点击左下角的“更多”,向下弹出命令面板。然后点击“替换”下的“特殊格式”,在特殊格式选择面板选择“段落标记”,再重复选一次,这样就是在查找多余的空行。
3、然后将鼠标定位到“替换为”后面,继续点击特殊格式中的段落标记,这个时候就只要点一次。然后点击“全部替换”,这里要替换2次才能完成操作。
五、快速找到想要的章节
在制作合同或者是编写员工手册之类的时候,通常都是长篇幅文档,如果要找的内容在中间,通常要耗费大量的时间和眼力。
低效率操作:滚动鼠标,一页一页找。
1、点击菜单栏上的“视图”,进入视图菜单。
2、然后勾选“导航窗格”,这样在左侧就会弹出一个导航,这里可以看到文档中所有的章节和标题,点击标题即可快速定位到标题所在的位置。
以上是个人在word使用中常常碰到的,当然也还有很多没有列举到的小操作,希望得到大家的斧正。