Excel办公 文件加密与保护 你都使用过过了吗？
Excel的保护选项
作为一款出色的电子表格软件，Excel提供了多种保护选项。如可以保护用户的机密数据不被随意复制，或者自己精心设计的格式或公式不被修改、删除等，还可以保护工作簿的结构以及窗口。
保护工作表
如果不希望一些数据被随意复制，或公式被随意修改，甚至删除，可以先解锁允许被选定或修改的单元格，再保护工作表。具体操作步骤如下。
选定允许被操作的单元格，然后在【开始】选项卡中单击【格式】按钮，在弹出的列表中单击【锁定单元格】（该命令用于切换单元格“锁定”状态），解锁这些单元格，如图所示。
再次在【开始】选项卡中单击【格式】按钮，在弹出的列表中单击【保护工作表】按钮，打开【保护工作表】对话框，设置相应的保护选项，并且可以指定密码。例如，如果取消勾选【选定锁定单元格】，被锁定单元格则不能被选定，那它们也就不可能被复制了，如图所示。
如果要隐藏公式，使它们在激活其所在单元格时不显示出来，可以选中公式所在单元格，按组合键＜Ctrl+1＞打开【设置单元格格式】对话框，在【保护】选项卡中勾选【隐藏】复选框。这一设置也只有在保护工作表模式下才有效。
保护工作簿
下面介绍两种常用的工作簿保护方式。
保护工作簿结构及窗口
在【审阅】选项卡中依次单击【保护工作簿】→【保护结构和窗口】，打开【保护结构和窗口】对话框，勾选【结构】复选框，如图14-3所示。这样工作簿就不能添加、移动或删除工作表了，隐藏和重命名等操作也被禁止。如果同时勾选【窗口】复选框，则工作簿所在窗口就无法移动或重新调整大小
加密以增强工作簿安全性
如果把工作簿设置为加密文档，那么在打开工作簿时会要求其给出密码，这也将有助于增加文件的安全性。设置密码的方法如下。
依次单击【Office按钮】→【准备】→【加密文档】，打开【加密文档】对话框，如图所示。指定打开工作簿时的密码，单击【确定】按钮，在【确认密码】对话框中再次输入密码，单击【确定】按钮，完成加密设置
工作簿瘦身秘笈
经常使用Excel的用户难免会遇到Excel文件在使用过程中莫名其妙地体积暴涨，反应也越来越迟钝，甚至发生损坏或丢失重要数据的严重后果。如果是使用中有大量数据的输入，那么文件体积增大也无可厚非，此时应该通过优化表结构，把数据分散保存到多个工作簿文件的方法来减小单个文件的体积。让人沮丧的是，很多时候，正常显示少量数据的普通工作簿却虚胖得让人“望而却步”。
本技巧介绍一些常见的Excel文件体积虚增的原因及处理办法。
工作表中存在大量的细小图形对象
工作表中如果存在大量的细小图形对象，那么文件体积就可能在用户毫不知情的情况下暴增，这是一种很常见的Excel“肥胖症”。
通过 Excel的一个新增功能【选择和可见性】窗格，可以看到当前工作表中的每一个对象的名称。打开这一窗格的方法是，在【开始】选项卡中依次单击【查找和选择】→【选择窗格】，如图所示。
如果该窗格中出现了大量的对象名称，则说明当前文件中存在着大量的不可见的细小对象。单击【选择和可见性】窗格中的【全部显示】按钮和【全部隐藏】按钮可切换对象在工作表中的显示与隐藏状态。当然，某些细小的不可见对象，即便在显示状态下也是不可见的。
有以下两种方法可以删除这些多余的对象
方法1 定位删除法
在工作表中按＜F5＞键调出【定位】对话框，单击【定位条件】按钮，在打开的【定位条件】 对话框中选中【对象】单选钮，最后单击【确定】按钮，如图 所示。当对象全部处于被选择状态时按＜Delete＞键删除它们即可。
如果工作表中的对象处于隐藏状态，定位后虽然看不到被选中的状态，按＜Delete＞键同样可以删除它们
方法2 VBA代码
利用宏代码可以在多个工作表中更加精确地删除这些多余的对象。比如可以根据需要只删除高度和宽度都小于14.25磅（0.5cm）的对象。
按＜Alt+F11＞组合键打开VBA编辑器窗口，依次单击【插入】→【模块】，插入一个新模块，然后在该模块的代码窗口中输入以下代码。
只删除活动工作表中的特定大小的对象的代码如下。
Sub DelShapes()Dim sp As Shape, nFor Each sp In ActiveSheet.ShapesIf sp.Width ＜ 14.25 And sp.Height ＜ 14.25 Thensp.Deleten = n + 1End IfNext spMsgBox “共删除了”& n & “个对象”End Sub删除所有工作表中的特定大小的对象的代码如下。Sub DelAllShapes()Dim ws As WorksheetDim sp As ShapeDim n As DoubleDim Content As StringFor Each ws In WorksheetsFor Each sp In ws.ShapesIf sp.Width ＜ 14.25 And sp.Height ＜ 14.25 Thensp.Deleten = n + 1End IfNextContent = Content & “工作表”& ws.Name & “ 删除了”& n & “ 个对象”& vbCrLfn = 0NextMsgBox ContentEnd Sub
工作表中存在大量单元格格式或条件格式
仔细观察工作表的滚动条，如果滑标很小，且拖动滑标向下或向右可以到达很大的行号和列标，可工作表中实际使用的范围很小，如图所示。这就说明有相当大的一块区域可能被操作过，或设置了单元格格式，或设置了条件格式，这些并没有被实际使用的单元格就可能对文件的体积产生很大的影响。
针对这样的“肥胖症”，要“对症下药”，即删除这些多余的单元格格式或条件格式，其方法如下。
单击选中使用区域行的下一行（可以使用＜Ctrl+Shift+方向箭＞组合键来定位最后一个非空行），按＜Ctrl+Shift+下（右）方向箭＞组合键选中所有尚未实际使用过的已操作行（或列，或再次按＜Ctrl+Shift+方向箭＞组合键选中一个区域）。 在【开始】选项卡中依次单击【清除】按钮→【全部清除】，如图15-4所示。如果确定只有单元格格式，也可以单击【清除格式】命令。
步骤2中在被选中区域内任意一点左键单击，在弹出的菜单中单击【删除】，然后根据实际选择【删除】对话框的某一选项完成操作，作用是一样的。有时用户确实需要为工作表中空白区域预设格式，以备将来增加数据之用，但一定要使用正确的方法，否则就会造成大量用不到的区域被预设了格式，从而徒增文件的体积。如果需要在一行或一列的很大范围内设置统一的单元格格式，可以选择整行或整列设置单元格格式，而不要只选择行列的一部分单独设置格式。前者不会造成文件体积虚增，而后者则会增加文件体积。如，分别对A1：A1048576和A：A设置单元格格式，看起来好像是一样的，但结果是文件体积相差近100倍以上
大量的区域中包含数据有效性
与上一个原因类似，工作表中存在大量的不必要的数据有效性也会造成文件体积增大。
解决办法同样是清除多余的数据有效性设置。首先选中工作表中多余操作的单元格区域，然后在【数据】选项卡中依次单击【数据有效性】→【数据有效性】，在打开的【数据有效性】对话框中单击【全部清除】按钮，最后单击【确定】按钮，如图所示。
包含大量复杂的公式
如果工作表中包含大量的公式，而每个公式还依赖于其他公式，或者存在大量计算较为复杂的数 组公式，那么文件体积巨大就在所难免了。在这种情况下只能设法优化公式，比如在公式中使用名称就是一个好办法，可减少公式的嵌套和直接的单元格引用。
工作表中含有大容量图片元素
如果工作表中使用了大量较大容量的图片，也会造成文件体积增大。因此，当需要把图片元素添加到工作表时，最好先对图片格式进行转换、压缩，如转换为jpg等图片格式，再进行利用。或者在必须要插入大量图片元素时，把图片元素作为同面积大小的内置图形的背景添加，也是一个避免文件体积增大的好办法。
共享工作簿引起的体积虚增
多人使用的共享工作簿，在使用一段时间后，文件体积可能会虚增到正常情况下的几倍甚至几十倍。这也许是由于多人操作过程中产生了许多过程数据，这些数据被存储到工作簿文件内而没有被及时清理造成的。
这类体积虚增的工作簿文件，可以尝试取消“共享工作簿”，然后保存文件。多数情况下，就能使文件恢复到正常体积。如果需要继续与他人共享此工作簿，可以再次开启“共享工作簿”功能。
改变工作簿文件存储格式
如果确实没有其他任何原因，可以尝试将当前工作簿保存为二进制工作簿文件。Excel二进制工作簿文件（*.xlsb）采用优化的二进制格式，将普通工作簿另存为二进制工作簿文件后体积会更小，运算速度会更快。
在工作簿窗口中按＜F12＞键，打开【另存为】对话框，选择【保存类型】为“Excel二进制工作簿（*.xlsb）”，然后单击【保存】按钮完成操作，如图所示。