公文能直接报送领导个人吗?
从事公文写作的很多职场人士都被主管领导吩咐过或操作过:请把这份“报告”直呈上级机关(部门)XX领导个人审批!
公文能直接报送领导个人吗?这种做法妥吗?为什么有些单位喜欢吧,公文直接报送给领导个人?也许你没思考过。反正是领导吩咐的,他怎么说你就怎么干?
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《党政机关公文处理工作条例》(中办发[2012 ]14号)第四章“行文规则”第十五条(五)规定:“除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送公文。”即一般情况下,除领导交办的事项外,公文不得直接呈送领导者个人。而在实际工作中,却存在着公文直接呈送领导个人的现象。那么,公文究竟该不该呈送领导个人呢?
一、公文“报告”喜欢直接送领导个人原因
(一)习惯思维,不知道有规定直接送领导阅。因为以前没有作出明确规定公文不能直接送领导审阅。很多文秘人员就按习惯的做法将直送领导了。这种情况还不少。压根就没学习过公文行文的最新规定,主管领导怎么吩咐怎么就怎么干,要送谁就送给谁。所以碰上这种情况,你最好还是要同你的直接上司,说明“行文规则”这个情况,如果上司坚持还需要上送XX领导,那你也没有办法了。
(二)明知而为之,因为“找领导,好办事”。这种情况最普遍。受以前“官本位”思想的影响,加上以前是“人治社会”,受旧观念的影响,缺乏现时“法治”社会的观念,对公文呈送主体缺乏正确的认识。一些单位和领导认为,公文直接报送上级领导,容易引起重视;而一些受文机关也习惯于“按领导指示办”,只要有领导批示就立即执行,否则就不积极执行或干脆不执行。这就易导致发文机关喜欢把公文直接报送给领导个人,以求问题能得到迅速、及时的处理。确实,现实中很多公文走正规层层报批流程“石沉大海”,而直接报给领导本人却神奇般的解决了。这种情况大概很多人都经历过或有同感吧。
(三)社会历史文化和外部因素影响。封建社会文书制里,公文呈送的对象一般都是层层个人官员或皇帝。如奏折,以其保密、迅捷、灵活等特点逐渐取代通本、题本,成为清朝独有的一种官方文书。最重要的是,它使皇帝在最短的时间内了解重大事件并以最快的速度解决问题,既维护了王朝的安定和检举揭发人的隐私,又简化了文书处理的手续,提高了工作效率。所以,在封建社会里大行其道。
据了解,外国一些政府或地区的文件也存在由领导个人签发;而各社会组织或个人在向政府及其机关行文时,也主要是呈送各部门领导审阅。这种行文方式,也有它存在的社会基础和优点,如在一定程度上加速了公文的运转,提高了工作效率。
二、公文“报告”直呈领导个人问题面面观
(一)公文“报告”直呈领导不符合《条例》的要求,会引发一些问题。比如少数人会将领导批示当作“尚方宝剑”,甚至以谋取私利;而有的领导则可能借此滥用权力,导致国家、集体或人民利益蒙受损失等。《条例》之所以作出这样的机关公文不直接报送上级领导个人规定,是充分考虑利弊权衡轻重后而作出的,所以必须要加以遵守。
(二)易造成公文管理混乱。公文的收发文都有一套严格的流程和程序。比如公文的拟制,就有包括公文的起草、审核、签发等程序。公文的办理也包括收文办理,发文办理和整理归档。在收文的程序中,有签收、登记、初审、承办、传阅、承办、答复等环节。以上环节中,只要少了一个环节,可能引起公文流转的混乱。显然,直接送给领导个人的公文,就没有按照上述环节流转,公文的办理,一方面是不规范。另一方面,如没有流程监控,可能会耽误“文件”的办理,影响工作的推进与执行。也难于整理归档。
三、如何正确处理和运用公文“报告直呈領导个人
鉴于以上对于公文“报告”直呈领导个人的习惯,笔者给出如下规范建议。
(一)如上级机关领导直接交办的事项。对这种情况,最妥当的处理办法是:“一式二份”,把要上送的公文“报告”写好后,先做好发文登记,然后一份直接送(交换)给上级领导本人,一份送给上级领导的机关。这样就等于“双保险”。也合符公文的办理流程。
(二)单位或个人写给领导的“私人信函”当然可以直呈领导个人。但只限于“私人信件”哦。但这种情况也比较复杂,因为往往给领导都是有诉求的,都是反映情况,或者要求领导解决问题的,所以,适用对象、范围、内容等进行明确具体的界定,防止暗箱操作和不规范行文。
(三)领导要大力支持。这一点很重要。当领导收到这些直接送给领导的“公文”也好,“信件”也好,要做好甄别分析。如果属于公文的,即便是“信件”,只要不是私人性质的,没有涉及到隐私,就要尽快转发给有关部门。以免耽误事情。
(四)加强部门与部门、部门与领导者之间的沟通与协调,防止公文处理工作脱节、责任推诿等现象的产生。及时对公文进行登记、催办、清退,加强审核,加强公文的流转速度,不能“拖”、“压”,提高行政工作效率,使下级单位或来文单位切实感觉到所报送的公文处理是非常及时的,是能及时送达有关领导手里的。这样他们也不会直接送给领导了。
(五)加强有关从政制度建设,完善管理制度。加强对领导的思想素质教育,防止以权以文谋私行为的发生。领导本人更要自觉遵守。如果都是公事公办,公文往来尽量不直接对领导个人,办事更加公开、公平、公正,更加透明。如果不符合行文规则的,领导应该果断作出,退件处理!领导也减少责任风险,领导何乐而不为?
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