职场技能提升 公文写作的几个注意点
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公文写作技能提升很重要
现代的职场,沟通为王,沟通好了,事半功倍,没沟通好,事倍功半,几乎所有的职场人都深有同感,其中一项高效的沟通方式就是公文写作。文字具有神奇的魅力,一方面可以与客户建立最宝贵的信任,大大降低了沟通成本;一方面可以用于内部沟通,通过报告 、会议纪要、 通知、 指示、请示、 函 、意见、公告 、决议 、简报 、议案、 总结、 大事记 、计划等沟通工作和开展工作。
好的文字能同时征服成百上千万人,大家不难发现,如果一个职场人公文写作功底扎实,只要有机会让其展现,必得领导赏识,提拔地也相对快一些。职场独妈有个同事,各项业务能力一般,但是很会写,也有幸遇到了伯乐,被调到基层办公室专门写作,后来又被中层领导发现,又调到了中层办公室写作……他毫无背景,入职短短的十年不到,现已是总部的高层领导,他为了提高公文写作能力而付出的努力少有人知,但一切值得。
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公文写作的几个注意点
公文要求结构层次严谨,语言表述规范,格式体例符合要求,避免存在起草公文不认真、未审核把关或者审核把关不严格、,公文存在文种使用不当、违反行文规则、内容文字不准确不精练、格式不规范等问题,需引起重视。以下是公文写作的几个注意点:
(一)高度和格局
起草公文,要善于站在全局的高度上思考问题、提出对策,提炼独特亮点;善于把上级近期的核心工作指示紧密结合单位实际,既不违背上级精神,又能突出单位特色,把上面的精神具体化。反之,未结合上级核心工作指示精神,或者写的过于片面,没有突出本单位特色,提现亮点,这样的文章比较暗淡。
(二)通俗易懂
写材要多使用通俗易懂、平实准确、群众喜闻乐见的语言来揭示公文的主旨。古往今来,通俗方能传远,忌为了提现写作人文化程度高,把文章写的晦涩难懂。某个朋友的公司开旺季誓师大会,她给领导写材料,里面有一个“夙兴夜寐”这词,结果领导不会念,然后说这材料这么拗口,念着头疼,结果我那朋友悲剧了好一阵。
(三)细心领会领导的指示
起草公文时,一定要事先用心揣摩和领会领导的写作意图、思维方向、想要体现的重点等,努力去挖掘、扩展、完善、深化和延伸领导的意图,力争准确的表达领导的意图,并结合实际写出亮点和特色。
(四)善于旁征博引
借鉴与抄袭不同,抄袭是照搬照抄,偷窃别人的思维和文字,借鉴是善于收集整理各种资料,用心学习运用他人的经验,做到少走或不走弯路。公文常用的文体也不多,刚开始可以参照着写,后期可以举一反三,提炼独到的风格,写起公文来游刃有余。生活中也要注意观察和积累,最好整理归纳和记录下自己读到的好的公文,包括思维、结构、表现手法等,可以是一件事,一句话,也可以是管理学的、心理学的、社会学的,厚积薄发,旁征博引,巧用排比等修辞手法,才能写出文采和深度,不至于浮夸。
(五)反复推敲,认真审核
公文切不可有低级错误,好的文字材料是改出来,要反复推敲,认真审核,特别不要出现以下几方面的低级错误。
1、文种使用不当
一是使用非规范文种。如《**企业019年第一季度**工作总结》,错用“总结”非规范文种,应使用“报告”文种;二是错用文种。如《**企业关于**申请外包的报告》,向上级请示事项错用“报告”文种,应使用“请示”文种,结语应为“妥否,请批复。”;三是重复使用文种。如《关于印发<**企业*的*管理意见>的通知》,“意见”“通报”均已是文种,重复使用。
2、语言文字不准确、不规范
一是存在错别字;二是层次序数不规范,正文中结构层次,一般不超过四层,其层次序数依次为“一、”“(一)”“1.”“(1)”。
要将公文审核作为保障公文质量的重要基础,严把公文质量关,切实减少公文中存在的不准确、不规范、不严谨等突出问题。要认真细致做好公文校对工作,避免出现要素不完整、错别字、序号错漏、空行错行等“低级错误”。