我是来当经理的 不是来给你们救火的！

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年底将至，业务部进入业绩冲关、尾款回收的关键时刻。忙中难免出错，一时间业务部狼烟四起，谭群陷入了东奔西跑的“灭火”工作中。

虽然嘴角都起泡了，也偶尔反感这种过分忙碌，但他内心深处也会升出一种“成就感”：看，问题出现时只有我才能解决好！

一天晚上，谭群下班开车回家时，几辆消防车拉着警报从身边呼啸而过。他苦笑了一下：我不也是救火队员吗？天天处理“急事”，天天救火。

可是，救火队能够让公司资产升值吗？

——想到这里，原本有点儿成就感的他忽然感到一阵颓丧。

1、分清事情的轻重缓急

在西方，管理学者对谭群的“救火”有一个很形象的说法，那就是这个经理“被烧焦了”。很多管理者和老板以及员工，都会像谭群一样，经常处于“救火”的状态。

我相信“失火”一定是很紧急的，但问题是如果管理者总是当“救火队员”，总是不停地处理突发事件，而没有充足的时间与精力去做消防检查，就会陷入“救火→失火→再救火”这种永无休止的恶性循环中。作为管理者，一定要根据事情的轻重缓急来安排工作，以打破这种循环。

伯利恒钢铁公司 CEO 舒瓦普向艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。

艾维·利说：“不要紧，我可以在 10 分钟内就给你一样东西，这东西能将你从事务中解脱出来，并让你的公司提高 50 ％的营业额。”

在舒瓦普怀疑的注视下，艾维·利递给他一张空白的纸，说：“请在这张纸上写下你明天要做的六件最重要的事。”

舒瓦普用了 5 分钟写完。艾维·利接着说：“现在用数字标注每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这又花了 5 分钟。艾维·利说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上的第一件事就是把这张纸拿出来，做第一项最重要的。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”艾维·利最后说：“每一天都要这样做——您刚才看见了，只用 10 分钟时间——你对这种方法的价值深信不疑之后，让你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”

一个月之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张 2.5 万美元的支票，还有一封信。信中说，那是他一生中最有价值的一课。

五年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为，艾维·利提出的技巧功不可没。——这个价值数万美元的技巧，现在你可以免费使用了。

每个管理者每天都会有很多事情缠身，要想提高效率，须遵循一条铁则：重要又紧急的事先做，重要不紧急的事后做，其他事尽量交付下属做。

2、重点多了等于没有重点

前不久，我们到某央企做调研，发现该企业制订的年度工作计划中，标明为“重点工作”的竟然高达 18 项！面对如此多的“重点工作”，想必最牛的管理大师见了也会头疼吧？…

所谓“重点”，是指关键点、主要点，是事务中的“最高级”。“重点”一多，执行起来反而一筹莫展了。就像成语“楚王射猎”里所说的：

楚王到云梦沼泽地打猎。鸟在天空中飞，鹿出现在了楚王的右面，麋鹿在楚王的左边奔跑。楚王想要拉弓射它们，又有一只天鹅掠过，楚王把箭停在弓上，不知射哪个。臣子养由基进言说：“我射箭，放一片叶子在几百步之外，射十次，十次都中；如果放十片叶子在前面，能不能射中不是我能决定的。”楚王说：“为什么会这样？”养由基说：“是不专心的缘故。”

目标太多，无从下手。重点太多，等于没有重点。因此，你要善于从纷繁复杂的事务中理出头绪，抓住主要的关键点。

以销售部经理为例，他的工作目标可以是这样的：按计划有效地完成公司的长期和短期目标。

围绕这个大的目标，细分出三个重点：

1. 制订月度销售目标并分派到人；

2. 监控目标进度保证执行到位；

3. 将实际表现与预定标准做比较。

这三件事是雷打不动的工作重点。做到位了，可以起到提纲挈领、纲举目张的作用，随后的其他问题就会迎刃而解。反之，如果这三件事不能抓好落实，一系列的问题与麻烦就会让你疲于招架。

3、排除外部干扰，拒绝时间“碎片化”

当下班的时间到了，你是不是会经常感慨：“我还什么都没干，怎么一天就过去了？”你之所以不能集中精力做事，有时实在是因为工作过程中所受的干扰太多。……

比如，老板突然交代一件事情，或者下属有事求助；再加上缺乏自制力，在用电脑时被各种新奇的新闻“勾引”，见了有趣的文章又忍不住要点一下、转一下、评论一下……结果，时间就这样浪费了。

如何杜绝或将外部干扰降到最低呢？

对于那些来自下属的干扰造成的精力分散，只需要表明自己的态度，让他们知道一天中的某个时间，比如下午 2 点到 4 点你可以被打扰，而不是每 10 分钟就被打扰一回。这样，在其他时间，你就可以真正地做一些工作了。毕竟，上级不会总是分配一些临时任务来打扰员工，同级也不会总是无缘无故干扰你，他们都有自己的工作要做。

相比之下，战胜自己散漫自由的习惯更难的。你不妨从以下几点着手：

1. 写下当天的任务单

将任务单摆在桌子显眼处，不断提醒你要集中注意力。

2. 精确时间分配……

任务单上要写清楚各项工作的完成时间（如 11 点半前），而不是五六项工作统统“今天”完成。万一因为意外状况出现拖延，也需要在后面的工作中尽量补回时间。

3. 把 QQ 、 MSN 设置成离线或者正在工作的状态

最好把聊天软件设置成隐身或者正在工作的状态，这样对方就会改成给你发邮件或者在你不忙的时候找你。另外，关闭不需要的程序也可以帮助你集中精力。

4. 私人电话长话短说

“有事吗？好的，知道了。再见！”试试用这三句话应付私人电话。如果对方还喋喋不休，可以说：“我现在在上班，有空咱们再聊。”

5. 清理电脑收藏夹

打开你电脑上的收藏夹，是不是有你的微博地址、感兴趣的论坛地址、常逛的购物网站？删除它们。要上，下班回家再上。

小测试：你的工作效率如何

每道题 10 分，答案为“从不”得 1 分，“偶尔”得 3 分，“有一半时间”得 5 分，“多数时候”得 8 分，“总是”得 10 分。

A. 膳食：因为着急或太忙而不能吃饭，我跳过了早餐或午餐。

B. 期限：我误了期限或在我承诺的时间内没有完成任务。

C. 消磨时间：当有时间可以消磨的时候，我会浪费时间，事后会非常自责。

D. 坏运气：当丢失某种东西或出现意外，比如丢失眼镜或者计算机出现故障时，我会放下所有的事情来关注这个问题——即使它会耽误 1 ～ 2 小时。

E. 拖延时间：当对一项任务或工作感到恐惧时，我会一再地拖延时间。

F. 灵活性：当有一个突发的危机需要注意的时候，我会改变计划，在处理好其他小事后再着手处理。

G. 时间意识：在工作的时候我会忘了时间。

H. 杂乱：由于杂乱而导致不能在办公室有效率地工作。

I. 会议：在会议上花费了过多的时间。

J. 行程安排：在一天为自己安排了过多的行程，使得自己总是习惯性地迟到。

将你的得分汇总。超过 60 分表明你严重缺乏工作效率。超过 80 分则说明你在管理层待不了多久了。大多数新任管理者的得分在 40 ～ 60 分之间，表明他们具备一定的时间组织能力，但需要进一步提高。假如你的得分在 40 分以下，那么你的工作效率不错。

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