《麦肯锡方法》:你不是不努力 而是没有掌握高效的工作方法
学妹玥玥最近工作很不顺心,每天忙得焦头烂额,结果还是被领导批评工作效率太低,压力非常大。
玥玥是一位非常努力的姑娘,参加工作2年的时间里,经常熬夜加班,就连节假日也常常在忙工作,基本上很少休假,大家都称她为“劳模”。
最近一段时间,玥玥发现越是努力工作效率反倒越低,明明付出了那么多努力,结果却没有什么收获,还隔三岔五地被领导批评,找不到工作的动力。
和众多职场人一样,玥玥每天都非常努力地工作,想要快速成长起来,成为优秀的职场人,结果越努力越无助,无法收获应有的成绩。很多人都觉得是自己的努力程度不够,其实主要原因在于没有掌握高效的工作方法。
艾森·拉塞尔在《麦肯锡方法:用简单的方法做复杂的事》一书中说:“要做聪明的职场人,而不是更辛苦地工作,这就要求职场人必须掌握一些高效的工作法则。”
一、为什么很努力地工作了,效率却不高?
同样是工作,为什么有些人能高效完成工作,而有些人的工作效率却不尽如人意呢?
工作很努力效率却很低,主要有以下3方面的原因:
1.不懂得合理分配工作时间
玥玥经常熬夜加班,并不是因为她的工作强度非常大,而是不懂得合理分配工作时间,每天忙得焦头烂额,结果还有很多工作没完成。
每天上班后,玥玥第一件事就是打开聊天软件,回复各种群消息,顺便再浏览一下网页,看看八卦新闻,不知不觉就过去了好几个小时。等到开始做有难度的工作的时候,就困难重重,不是无法集中注意力,就是被各种事情所干扰。转眼间到了下班时间,还有很多工作没完成,只好通过加班来弥补。
多数职场人都或多或少存在这种问题,不懂得合理分配时间,把重要的工作优先级滞后,降低了工作效率。
2.工作没有重点
玥玥经常说的一句话是:“忙了一天,不知道都做了些什么,感觉什么都没做呢,时间就过去了。”
你每天上班的流程是什么?
是先把工作按照重要程度进行排序,然后从最重要的开始做?还是想到什么做什么,眉毛胡子一把抓?
如果你是前者,每天工作会很有条理,而且重点突出,工作效率比较高。如果你是后者,就和玥玥一样,忙了一天,压根不知道忙了些什么,更不知道有什么收获。
做任何事情都一样,如果没有重点,即便投入了很多时间和精力,也只能收获很小的成绩,甚至是徒劳。
3.对工作了解的不够深入
玥玥总是比其他同事慢一些,她一直觉得是自己缺乏经验,实际上是对工作了解的不够深入。
每次有了新任务,其他同事能够快速制定出计划和方案,然后付诸行动,而玥玥却是束手无策,完全没有思路,不知道从哪里开始。
如果玥玥对工作足够了解,即便没有丰富的经验,拿到新的工作任务的时候,也会快速做出响应,而不至于大脑一片空白,不知道如何开始。
二、用好麦肯锡高效工作法,让工作效率轻松翻倍
1.“二八法则”
二八法则:结果、产出或回报的80%取决于20%的原因、投入或努力。
“二八法则”存在于工作的方方面面,比如销售额的80%来自20%的销售队伍;一个秘书20%的工作会占据他/她80%的时间;20%的人掌握着80%的财富等等。
同样的,如果我们把80%的时间用在20%的关键工作中,将会创造更大的价值,成长速度也会比同行更快。
如果玥玥每天工作之前,清楚每项工作的重要性,那么她就可以把更多的时间投入到更重要的工作中,比如写产品文案、策划活动等。利用剩余的时间或者碎片时间去完成制作表格、整理资料、找文章配图、回复消息等不重要的工作,她的工作效率肯定会有很大的提升。
现代管理学之父彼得·德鲁克说:“时间是世界上最短缺的资源,除非善加管理,否则人将一事无成。”
与其把时间平均分配给所有事情,不如利用“二八法则”,把80%的时间用在能创造更大价值的20%的事情上,重点突破,远比面面俱到效率要高很多。
2.找到关键驱动因素
一般来说,多数投入和努力只能带来少许影响,而只有少数投入和努力能造成主要的、重大的影响,我们把这些少数投入和努力,定义为“关键驱动因素”。
关注关键驱动因素,就意味着深入到了问题的核心,而不是把问题撕成一层层、一片片的小问题,占用大量的宝贵时间。
玥玥是文案专员,对于她而言,关键驱动因素就是写文案,如果玥玥能把注意力集中在文案本身,在写完了产品文案以后,再去找配图、排版、回复消息,她的工作效率肯定会比现在高出很多。
抓住关键驱动因素,能够帮助我们节省时间和精力,避免没有目的地瞎忙,让收获和付出成正比。
3.电梯法则
电梯法则是指在较短的时间内,把复杂问题说清楚。
比如在电梯里利用30秒的时间,向一位潜在客户推广你的方案或产品;将一周的工作浓缩在30秒的时间中向上级汇报等等。
30秒的时间很短,想要讲清楚一个话题并不容易,所以,电梯法则强调凡事要直入主题、直奔结果,快速而清晰地给出重点信息,为自己和对方节省时间。
热播剧《二十不惑》中,姜小果就巧妙地利用“电梯法则”,给自己争取到了一个很好的工作机会。她去普凌资本面试的时候,因为没有回答上来老板的3个问题,直接被pass掉了,但是姜小果没有放弃,她又重新做了功课。利用老板坐电梯的时间,简明扼要地回答了老板的3个提问,并且说出了自己的想法,老板对她的回答很满意,最终被破格录取。
如果姜小果没有做足功课,没有对这个企业有足够多的了解,她是无法在短短几十秒的时间内,改变领导的看法,最终成功入职理想的公司的。
30秒的时间的确很短,但如果我们对工作、问题、项目、产品足够了解,加上平时的刻意练习,完全可以在30秒内扭转局面,为自己赢得很多机遇。
电梯法则并不是要求我们一定要在电梯里完成某些任务,而是提醒我们在平时的工作中,要对工作有足够深入的了解,锻炼自己用简洁的话语讲清楚一件事情。只有这样,在和领导、同事、客户沟通的时候,才能做到简洁、全面、系统,让对方快速抓住重点内容,提高沟通效率。
总结
职场就是一所大学,需要我们学习的知识、方法实在是太多了,如果每天只是埋头苦干,没有掌握高效的工作方法,结果只会事倍功半,回报和付出不成正比。
想要提高工作效率,不妨试试“二八法则”、“找到关键驱动因素”、“电梯法则”3个方法,学会把时间和精力优先投入到更重要的工作中,做一个努力且聪明的职场人。
《麦肯锡方法》是职场人的工作指南,在它的指导下,我们能明确方向,也会像优秀的麦肯锡人一样,不断提高工作效率,成为优秀的职场人。
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*大大的人儿:原500强国企员工,坚持早起、写作、学习,分享职场、成长干货。生活不易,成长还要继续,职场路上,我们一起精进。