职场表达与写作缺乏逻辑？运用4个关系 2个推理 1种结构就够了

经常有同事跟我说，每次部门经理开会，本来只要15分钟可以解决的问题，经理可以讲上2个小时。问题的关键是，2个小时的会议结束后，大家完全糊涂了，不知道会议讲了什么，解决了什么问题，下一步到底该怎么做。

把事情变复杂很简单，把事情变简单很困难。在职场中，有个流行的观念，就是上级主管一旦布置下的任务，就要不假思索，立即行动开始执行，越忙越好。甚至有的公司的文化理念也认为只有忙忙碌碌、加班加点工作才是尽职尽责，却忽视了对工作进行归类分组，忽视了最优化管理工作任务，结果是加班加点累得团团转，同事却认为你工作没效率，主管还埋怨：怎么这么久还没完成任务？

苏格拉底说：“任何问题最可能的解决办法是步骤最少的办法。”

这种缺乏逻辑的工作安排，会导致我们在职场上工作事半功倍，绩效低落，这种缺乏逻辑的工作习惯，反映在写作表达中，也会造成我们的思维混乱，下笔千言，读者却不知所云。

一位杂志社编辑因为经常收到投稿，对我说过他的审稿体会：如果一篇文章语言运用不恰当，我还可以帮作者修改；但如果逻辑结构混乱，看完全文，根本不知道作者要表达什么中心思想，也不知道有哪些论据支持中心思想，这样的文章，我简直没法修改。因为这种修改相当于我替作者彻底重写。遇到这种文章，我是直接打回去让作者重写。

想想也是，写作时，你好像一位司令官，你的文字就是士兵，你指挥着千军万马，排队通过一个每次只能通过一个人的狭隘关口；而你的读者则在另一边迎接，他们会将你的部队进行重新编队和组织。写作的逻辑就是对你的文章进行合理的编排，使文章读起来一目了然，酣畅淋漓，读者很快就能得到中心思想，获得相关的信息。

《金字塔原理》的作者芭芭拉·明托发现，文笔清晰的文章很容易看出来，因为这种文章都具有清晰的金字塔结构。一个人要想写出条理清晰的文章，关键是在开始写作前，先把自己的思想组织成金字塔结构，列出表达的大纲，并按照逻辑关系的规则检查和修改。

芭芭拉·明托1961年进入哈佛商学院，是第一批女学员之一。1963年，她被麦肯锡顾问公司聘为该公司有史以来第一位女性顾问。她在《金字塔原理》一书中，为我们介绍了一套可以解决写作思路不清晰的有效方法，运用这些原理，可以在职场上游刃有余地安排处理工作。

任何表达，都需要有一个目标，也就是中心思想，写作与表达的顺畅与否，关键是围绕中心思想，按照逻辑规律组织各个主题之间的纵向关系和横向关系。

主题间的纵向关系，指的是上一层次的主题，是对下一层次主题的归纳和总结；下一层次主题，是对上一层次主题的解释和说明。而主题间的横向联系，是指同一层次的多个分主题，以时间顺序、空间顺序或者递进顺序共同构成了一个解释说明的过程。

建立职场准确高效表达与写作的关键，分4个部分来详细分析。

第1部分：主题间的纵向关系——以上统下，结论先行

第2部分：主题间的横向关系——归类分组，逻辑递进

第3部分：思考的逻辑——归纳推理与演绎推理

第4部分：表达的逻辑——序言结构

1.主题间的纵向关系——以上统下，结论先行

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具体说来，主题间的纵向关系，指的是上一层次的主题，是对下一层次主题的归纳和总结；下一层次主题，是对上一层次主题的解释和说明。

比如，上面这句话就是一个结论，我首先开宗明义提出这个结论，这就是结论先行，还要做到以上统下，就是我下边说的论据，就要紧紧围绕上面这个结论，进行解释说明，支持上面的结论。

这也符合人类思维的特点：当我们听到一个结论，我们首先会发出一个疑问：为什么呀？为什么你这么说？

一篇文章也可以这样搭建金字塔结构：你想表达的任何内容都要有一个中心思想，这就是塔尖。中心思想由下面若干个一级论点支撑，这就是塔身。塔身下面的二级论点支撑一级论点，再往下，三级论点支撑二级论点，如此反复向下延展，直到最后一级，这就是塔基。塔尖、塔身、塔基共同组成了金字塔结构。

以上统下原则，就是先表达你的结论，再表达原因，进行解释说明。

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举个例子。假如你的秘书向你汇报说：“老板，小李打电话说他不能参加下午3点的会议了。小王说他不介意晚一点开会，明天开也可以，但是明天早上10点半之前不行。小张说明天晚些时候才能从国外赶回来。会议室明天已经有人预定，但是周四没有人预定。所以开会时间定在周四上午11点，您看行吗？”如果真有这样的秘书，你作为老板会不会想辞退他呢？这是因为，秘书在表达中没有做到结论先行的原则。

无论是汇报工作还是写文章，都应该把你想表达内容的结果先说出来，而不是说了一大堆事实，然后等着听众和读者去猜。

假如你是秘书，应该怎么汇报呢？你应该一开始就说：“老板，今天的会议改在周四上午可以吗？”

这是结论先行。老板自然会想：你为什么会得出这个结论呢？

你接着解释：“因为这样对小李和小王都更方便，小张也来得及。同时，会议室也没有被预定。”

这样才算是一目了然。

以上统下——每一部分上一层次的思想，都是对下一层次思想的总结概括。环环相扣。

上一层次的思想要点必须是对下一层次思想要点的总结、概括。如果在上一层次提出了某个问题，那么在下一层次必须进行回答。

《金字塔原理》告诉我们：金字塔的塔尖提出结论，塔身提出论据，塔基进一步提出数字和具体的事实论据来论证、解释、说明塔身，以便支持塔尖。

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再举个例子。假如你在公司办公大楼 遇到老板了，根据金字塔原理的结论先行原则，你直接向老板提出：我想加薪。老板会问你：凭什么呢？注意，现在你们是在电梯，也许只有不到30秒的时间。如果你喋喋不休诉说自己天天加班儿，那肯定是来不及的。

根据以上统下的原则，你可以这么说：“老板，我想加薪，有五个原因。第一，我技术水平提高了；第二，我职位提升了；第三，我工作年限足够长；第四，我工作量加大了；第五，我业绩很不错。如果您今天有空，我想跟您详谈。”

这就是技术、职位、年限、工作量和业绩五个部分的塔身支撑起你要求加薪的塔尖。

如果老板说：你下午3点钟来我办公室具体说说看。这时你就有了充裕的时间具体陈述：第一，有很多次，别人处理不了的技术难题被你攻克了；第二，从职位上看，你带了一个技术团队，里面有很多新员工，除了日常工作，要花很大一部分时间精力在管理上；第三，从年限上看，你是创业初期最早一批来公司的员工；第四，从工作量看，最近有几个很紧急而重要的项目，你经常加班到深夜，保质保量完成了工作；第五，从业绩上看，你研发的新产品上线后，为公司带来新的利润增长点。这就是用处于塔基的事实和数据，去支撑处于塔身的加薪的理由。我相信，这样说完老板想必会被你打动的。

我们总结一下，结论先行是为了突出重点，以上统下是为了划分层次。有了重点，有了层次，你的表达自然会变得清晰分明。

假如你是部门经理，需要召开15分钟临时会议传达工作内容。就可以运用结论先行原则，一开始说出会议结论，接着根据以上统下原则，再分类叙述得出以上结论的理由、论据。这样的会议效率高，作用明显。

有时候，结论先行，但支持结论的理由、论据很多，怎样把繁杂的论据归类分组，从而清晰表达呢？这就涉及到如何组织安排子主题。

2.主题间的横向关系——归类分组，逻辑递进

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为了解释说明主题准确有力，你准备了很多子主题，这些子主题首先需要归堆抱团，按照一定的标准归类分组，然后依据逻辑递进的顺序进行安排，以方便受众理解记忆。

首先，为什么要归类分组呢？

我们先举个例子，你妻子让你上街买这9样东西：葡萄，橘子，牛奶，咸鸭蛋，土豆，苹果，鸡蛋，酸奶，胡萝卜。但你买的时候并没有完全记住这些，少买了几样，那怎么办呢？

人类大脑的短期记忆不容易一次容纳约7个以上杂乱无章的记忆项目，幸运的是，当大脑发现需要处理的项目超过4个或5个时，就会开始将其归类到不同的逻辑范畴中，以便于记忆。

经过归类分组，我们可以建立几个在各项目之间有逻辑关系的金字塔结构。

重新组织购物清单，就搭建出了一个简单的金字塔结构。最上一层是金字塔的塔尖，是妻子的要求：让你去买菜。中间一层是金字塔的塔身，是你对物品的归类分组和抽象概括，分别有蛋奶类、水果类和蔬菜类。最下一层是金字塔的塔基，是购物清单的明细，具体9九种食品：蛋奶产品——牛奶、鸡蛋、咸鸭蛋、酸奶；水果——葡萄、橘子、苹果；蔬菜——土豆、胡萝卜。这样归类分组，这样下次购物是不是不容易忘记？

可见，遇到纷繁复杂的项目时，我们的思维运用归类分组的方法，把大脑中的信息，组成一个由互相关联的金字塔组成的巨大的金字塔群，就会容易记忆、交流与沟通。

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归类分组，每一组思想必须依据共同属性，属于同一个范畴。并且我们在归纳的时候要对这个范畴有一个名称。比如牛奶、鸡蛋、咸鸭蛋、酸奶属于蛋奶产品；葡萄、橘子、苹果属于水果；土豆、胡萝卜属于蔬菜。

既然归类分组可以帮助我们记忆，加深印象，那么怎样进行归类分组呢？在归类分组时，要遵循MECE原则，就是要做到不遗漏、无重叠。

具体而言，就是把某个整体划分为不同的部分时，必须保证划分后的各部分符合MECE原则：各部分之间相互独立，没有重叠；所有部分完全穷尽，没有遗漏。简言之，就是相互独立不重叠，完全穷尽无遗漏。

假如你向上司表决心：过去，现在，未来我都热爱本职工作；热爱工作环境，热爱公司文化，但更热爱领导与同事。这就做到了相互独立不重叠，完全穷尽无遗漏。因为时间按照进程分为过去、现在、将来，你的表达都说出来了，热爱工作的要素也都表达出来了：工作环境、公司文化、领导与同事。

《金字塔原理》提出的MECE原则，是把归类分组和逻辑递进这两个横向结构的原则发挥到了极致。是一种理想状态。但是在日常的工作和生活中，我们也许无法达到完全的独立和穷尽。但我们要尽可能去追求，不要有明显的漏洞。比方说我们把人分为女人和已婚的人，那么就出现了问题，因为已婚的人当中也有女人。如果我们把人分为已婚女人和未婚女人，那么就出现了遗漏，漏掉了男人。这两种分类都没有做到是相互独立不重叠，完全穷尽无遗漏。

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仅仅把思想归类分组出来还不够，我们还必须按逻辑顺序对每一组思想进行组织，使之成为有机的整体呈现出来，这就是逻辑递进。这就像穿糖葫芦一样。每个糖葫芦相当于归类分组里边的单个项目，糖葫芦中间的竹签，则相当于逻辑顺序。依靠逻辑递进的顺序把规类分组里边的单个项目贯穿起来，成为一个有机的整体。这样工作起来就会按部就班、环环相扣；写作起来也会层次分明，读起来酣畅淋漓，一气呵成。

常见的逻辑递进顺序有三种，分别是时间顺序、空间顺序、程度顺序。

第一种，是时间顺序，又叫步骤顺序。比如说你向孩子表达关爱，就可以说：我过去曾经关爱你，现在依然关爱你，将来还继续关爱你。

第二种，是空间顺序，又叫结构顺序。就是你按照示意图想象某件事的顺序。比如说你向上司说：无论我在北京，上海，广州，深圳还是西安，无论我在国内还是国外，我都关注着公司的利益。或者一家公司组织架构分为产品部，技术部，营销部，宣传部，人事部，这也属于结构顺序。

第三种，是程度顺序，又叫重要性顺序。要么先次要后重要，要么先重要后次要。比如你向上司说明自己的8小时之内的工作安排，就可以按照紧急且重要——紧急不重要——重要不紧急——不重要不紧急的四象限顺序，按部就班予以介绍。

写作表达遵循归类分组和逻辑递进的原则，文章读起来就有了深度。每组思想内部按照一定顺序逻辑递进，这样才能相互独立不重叠，完全穷尽无遗漏。具有以上特征的文章，才是一篇有深度的文章。

虽然在一定的背景条件下，事物之间的冲突总是经常存在的，但人类的伟大之处就在于善于思考，善于推演并且得出结论，运用思维使我们的生活更美好。那么，思想的是怎么推导出来的呢？通常，有两种方式可以建立起思想之间的逻辑。一种是归纳论证，一种是演绎论证。

3.思考的逻辑——归纳推理与演绎推理

演绎论证是从一般到特殊的推理方式。著名的三段论就是演绎论证。演绎推理包括大前提、小前提和结论。例如，大前提：所有人都会死，小前提：苏格拉底是人，结论：苏格拉底会死。

归纳论证则是从特殊到一般的推理方式。假如你是部门经理，得知新的原材料、新的设备、新的工程技术人员已经运到了工厂。你会归纳出什么结论汇报给上司呢？如果你汇报说：新的原材料、设备和工程技术人员已经运到了工厂。那你就不用在单位混了。因为你提供的只是消息，不是思想。你应该进一步归纳出：我们公司即将开始新产品试制。这样表达，你才是称职的部门经理。

我们多数是用演绎推理思考，用归纳推理表达。

用演绎推理面对一个现象思考问题的时候，需要完成三个步骤。首先阐述世界上已存在的某种情况，其次阐述世界上同时存在的相关情况，最后说明这两种情况同时存在时隐含的意义。

4.表达的逻辑——序言结构

思考，是人类探索未知世界的动力，也是人类的天性。从金字塔的纵向结构看，表达的纵向结构的呈现形式，其实就是一个疑问——回答的方式。就是在什么背景情况下，发生了什么事、有什么问题？采取哪些方法解决？在采取方法解决问题的过程中，又产生了新的疑问。那就继续进行解决、说明，直到没有新的疑问产生。行文到此，一个主题才算是结束。

具体而言，写作表达的纵向结构怎样展开呢？《金字塔原理》总结出了一套结构叫序言结构，包括4个步骤：背景，冲突，疑问和回答。

第1步，背景，是跟你说表达的主题有关，要用众所周知的事实来获得读者的信任，并且把读者思维锁定在特定时空，为接下来的内容展开做准备。

第2步，冲突，相当于推动情节的转折点。有了背景，这个时候变化发生了，读者发现了某个冲突或者机会，或者发现了目标与现状之间的差距。例如，每次部门经理开会，本来只要15分钟可以解决的问题，经理可以讲上2个小时，会议结束后，大家仍然糊涂，不知道下一步到底该怎么做。

这个背景就是职场会议，冲突就是会议效率低下，听众不知道具体怎样实施。

这就到了第3步，疑问，紧接着上一步的冲突带来的问题，疑问就顺理成章地出现了。我们自然而然就会提出问题：怎样去解决会议效率低下的问题？

接下来，第4步，是回答，这一步是回答上面的问题，同时引出中心思想：为了解决职场表达效率低下的问题，你需要学习金字塔原理。

这样，完成了一个呈现的过程，为下一步介绍具体方法做好了铺垫。

因此，序言结构也可以概括为一句话：在一定的情景下，是什么，为什么，怎么办。

很多时候，职场上我们总能见到一些行事风格简洁有力、语言表达逻辑严谨的人。其实，他们都是有意或无意使用了金字塔原理的4个关系、2个推理、1种结构的。

让我们来回顾一下本文的要点。

1、主题间的纵向关系要做到以上统下，结论先行，以上统下，是每一部分上一层次的思想，都是对下一层次思想的总结概括，环环相扣；结论先行，是先说目标结论，再说原因过程。

2、主题间的横向关系要做到归类分组，逻辑递进。归类分组，是使用MECE原则。要求尽量做到完全穷尽，没有重叠；逻辑递进，可以使用时间顺序、空间顺序或者程度顺序。

3、思考与呈现的逻辑——两种推理，分别是演绎推理与归纳推理。

4、序言结构——展开内容，引发阅读欲望，进而传达解决问题的具体方法。按照背景——冲突——疑问——解决这四个环节组织行文。也可以概括为是什么、为什么、怎么办的表达顺序。

这是最好的时代，这是智慧的时代，这是信仰的时期，这是光明的季节，这是希望之春。职场上，面对各种各样的事物，我们可以充分运用金字塔原理，在最短的时间内，写出简明扼要、思路清晰的文章，也可以使我们的表达清晰有力，大大提高我们的工作效率。