Word操作技巧:插入表格 图表等元素 为Word文档增加商务范
在制作Word文档时,我们需要输入的内容除了文字以外,还有表格、图表和结构图等元素,这也是我们在商务文档中经常会遇到的问题。
今天,我来跟大家分享一下三种元素的插入方式:
1、插入表格;
2、插入图表;
3、插入结构图。
教会大家如何避免在插入式遇到的各种问题,掌握正确的元素插入方法,就能轻松为我们的Word文档增加商务范。
技巧1:插入表格
我们在制作Word文档时,经常需要把Excel中的表格数据插入到文档中,因为Excel表格处理统计数据更为专业。
但是,当我们在复制粘贴时,经常会遇到各种问题。如果直接对表格进行复制粘贴,就会出现下图所示的情况。
虽然可以进行后期的调整,但是表格的排版格式还是会出现问题。
所以,直接进行复制粘贴的方法是不正确的,在粘贴时,应该按住【Ctr l+ Alt + V】,在打开的选择性粘贴对话框中,选择【Microsoft Excel工作表对象】和【粘贴链接】
这样,我们就可以对粘贴后的Excel表格进行任意的拖拽拉伸,但是表格的比例会保持不变。
如果我们想要对表格内容进行修改,只需要修改Excel表格中的数据,然后在word文档中,右击选择【更新链接】,就可以直接更新表格数据。
技巧2:插入图表
除了插入表格,我们还经常需要把图表插入到Word文档中。
如果直接用复制粘贴的方法把图表插入到文档中,就会发现图表的颜色已经改变了。
我们同样可以用【选择性粘贴】的方式进行图表的插入,就能得到正确的图表。
技巧3:插入结构图
组织结构图是我们在制作Word文档时经常会遇到的,但是很多人还是不知道该怎么来做。
有不少人还是在用插入形状的方法来制作结构图,但是,文本框和线条的连接和排版是非常麻烦的。
我们可以直接使用Word中内置的【SmartArt】来制作结构图,在【插入】选项卡中,点击【SmartArt】,在打开的对话框中,选择【层次结构】中的组织结构图。
然后,我们可以直接在结构图中输入文字
在【设计】选项卡中,可以轻松的为结构图添加形状
还可以改变结构图的布局
或者是改变结构图的颜色
总结:
1、插入表格:粘贴表格时,一定要选择【选择性粘贴】——粘贴连接——Microsoft Excel工作表对象
2、插入图表:粘贴图表时,一定要选择【选择性粘贴】——粘贴连接——Microsoft Excel图表对象
3、插入结构图:在【SmartArt】中有很多内置的结构图,我们在使用时非常的简单方便
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